Задаючи питання, чи можливо повністю відмовитися від використання паперу у веденні бізнесу, на перший погляд це здається неможливим. Адже папір вже давно позиціонується як самий надійний спосіб закріплення домовленостей, зберігання даних, комунікації. Його не потрібно рекламувати, адже рівень довіри до паперу сягає сторіч.
Е-документообіг в різних країнах
В бізнес-середовищі новим трендом став обмін електронними документами (електронний документообіг). У багатьох країнах двигуном на ринку електронного документообігу (ЕДО) є сама держава, що сприяє більш активному його впровадженню задля підвищення ефективності та економії бюджету.
Державні і приватні підприємства протягом останніх 10 років все активніше переходили з паперових носіїв інформації на електронні. Прийшло розуміння, що «бізнес зі швидкістю паперу» перестав бути економічно виправданим.
Наприклад, Данія, яка має достатній досвід в реалізації електронного документообігу, економить близько 100 млн. євро в рік. А ряд держав (Греція, Португалія, Іспанія) відмовилися від паперового документообігу не тільки в цілях економії витрат, але і для прискорення оборотності грошових потоків.
Програма Цифровий Уряд 2020 в Німеччині націлена на стимуляцію переходу з паперових носіїв інформації на електронні на федеральному рівні. Її мета — оцифровування і зв'язування внутрішніх процесів федерального уряду на всіх рівнях і підвищення доступності державних послуг для населення в онлайн режимі. Ще одна важлива ініціатива Німеччини — цифровий облік та виставлення рахунків від часу надходження замовлення до моменту його оплати.
У Франції популярність автоматизації процесів активно відбувалась в медичній та фармацевтичній сферах. Відповідно до «Dossier Pharmaceutique» кожен громадянин з державним полісом медичного страхування може створити власний фармацевтичний файл.
У Польщі ініціативи щодо відмови від паперової документації теж реалізуються в основному в галузі охорони здоров'я. Ще у 2015 році вони поставили мету — до 2017 року перевести всю паперову документацію в електронний формат.
В той же час, Цифрова Програма Італії націлена на оцифровку посвідчень особи, управління, освіти, охорони здоров'я та переведення в електронний формат розрахунків, виставлення.
Більшість європейських країн дотримується цілеспрямованої політики залучення компаній до процесу електронного документообігу. І це не дивно. Обов'язкове впровадження ЕДО в цих країнах є виконанням законодавчих ініціатив. З 2011 року ввели обов'язковий електронний документообіг Корея, Чилі, Мексика, Бразилія.
ЕДО в Україні
В Україні велика кількість IT-спеціалістів, що розробляють саме необхідні автоматизовані системи, призначені для впровадження ЕДО на підприємстві та автоматизації бізнес процесів всередині організації та налагодження електронного обміну документами із зовнішніми партнерами.
Після утвердження Європейської інтеграції України на Державному рівні, Уряд почав підтримку переходу державних установ на автоматичні системи. Так, після прийняття законів «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», а згодом «Про електронні довірчі послуги», державні установи столиці та регіонів поступово почали впровадження автоматичних систем всіх своїх відділень і позитивні зміни стали явні одразу.
Серед позитивних результатів можна виділити такі факти:
- Менше документів. Перелік необхідних документів став більш чітким і зменшився вдвічі — з восьми до чотирьох.
- Збільшено строки дії документів. Тепер не потрібно проходити процедуру оформлення дозволів та свідоцтв щорічно — їх можна оформити на строк до трьох років.
- Зменшення черг. Цьому сприяє можливість звернутися за документами через інші структури (Паспортний сервіс, ЦНАП). Це розвантажує чергу і апліканта не доводиться чекати кілька тижнів, щоб подати документи.
Скорочено терміни оформлення дозволів. Зараз первинне оформлення займе 7 днів, продовження — три. Раніше і первинне оформлення, і продовження дозволів займало тиждень.
- ID-картки.Тепер посвідчення в формі ID-картки видається своєчасно за винятком індивідуальних випадків і в порівнянні з тим, як це було раніше.
- Електронні сервіси.
ЕДО у сфері державних послуг
Фахівці з юриспруденції стверджують, щорозвиток електронних державних послуг — найбільш вагомий крок для українського держсектора за останні роки. До кінця 2018 року в Україні було доступно вже 117 послуг на урядовому порталі, що надаються за допомогою інтернету. Найбільш очевидні причини успіху впровадження автоматичних систем — усунення бюрократії і корупції. Питання вирішуються оперативно, а виключення людського фактора прибирає можливість хабарництва.
Крім того, важлива детать – це вивільнення ресурсів держслужбовців — фахівці зможуть займатися більш корисною і ефективною роботою.
Такі процеси змінюють уявлення населення про державу. Те, про що так давно говорили, про державу, як сервісі, тепер втілюється в життя. Рівень життя зростатиме, адже населення звикне отримувати те, що йому необхідно, а не буде підкорюватися умовам чиновників, чекаючи в нескінченних чергах.
А от Володимир Гройсман, коментуючи розвиток електронних послуг в Україні заявив заявив, що «Немає контакту з чиновником, немає можливості для хабара» (Джерело: https://censor.net.ua/n3102875).
За словами Гройсмана, цифровізація державних послуг також сприяє тому, щоб робота органів влади ставала ефективнішою. Кожне впровадження електронної послуги — це оптимізація процесу її надання, вилучення зайвих кроків і довідок, додав він.
Як для бізнесу, так і для всього населення. Основною зручністю при подачі чи узгодженні документів є заощадження часу, оптимальна логістика та відсутність черг. Електронні системи миттєво вирішують це питання, адже всі дії можна зробити з будь-якого місця, користуючись лише комп’ютером.
Наприклад, Державна Міграційна служба України запровадила електронну чергу для відвідувачів. На сайті державної міграційної служби завдяки сервісу «Електронна черга онлайн» можна записатися до електронної черги на оформлення біометричних документів – у понад 300 підрозділах міграційної служби.
Даний сервіс дозволяє зареєструватися онлайн на отримання послуг для громадян та іноземців, а також сплатити за послуги в Інтернеті. Система контролює своєчасність приходу відвідувачів і автоматично анулює запис, у разі відсутності громадянина, що записався. Слідкувати за електронною чергою можна такойж онлайн у персональному кабінеті.
Міські ради також активно запроваджують автоматичні системи для підвищення прозорості надання послуг та оптимізації роботи фахівців. Так, Запорізька міська рада, впровадивши систему Megapolis.DocNet одразу побачила такі переваги, як гнучкість налаштування до нових завдань, простота інтерфейсу і роботи з системою, безпека збереження та пошуку даних.
Робота системи найбільш ефективна, коли вона запроваджується одразу у всіх підрозділах та філіях одного підприємства задля забезпечення повноцінного електронного обміну документами і повне усунення від паперового використання (тобто, виключення подвійної роботи).
Впровадження автоматичних систем поширюється і на ринок будівництва в Україні. Про це на засіданні Комітету з питань права «Українського клубу нерухомості» повідомила Олена Шуляк, керівник сектора Будівництво, член правління Офісу ефективного регулювання. За її словами, Міністерство регіонального розвитку ініціювало відповідну робочу групу, яка виробила дане рішення. Система скаладатиметься з трьох частин: «електронний кабінет, «реєстр будівельної діяльності», «публічний портал».
Таким чином, вся актуальна інформація про ринок будівництва буде доступна всім мешканцям міст. Всі строки розгляду документів, прийняття рішень можливо буде відстежувати без зайвих телефонувань до забудовника.
Як підсумок, можна зазначити, що український бізнес активно намагається та має всі перспективи відмовитися від старихсистем. Тепер є шанс назавжди перейти на новий інноваційний рівень керування економікою та обслуговуванням клієнтів, зберігаючи кошти, підвищуючи конкурентоздатний рейтинг. Це насправді великий ривок вгору. В цьому головне завдання суспільства та бізнесу.
Джерела: https://blog.liga.net/user/adovbenko/article/32089
http://vidkryti-sercya.org.ua/2018/07/12/elektronna-cherga-derzhavnoyi-migratsijnoyi-sluzhby-instruktsiya-shhodo-zapysu/
https://www.epravda.com.ua/rus/news/2019/03/30/646569/
https://censor.net.ua/news/3102875/net_kontakta_s_chinovnikom_net_vozmojnosti_dlya_vzyatki_groyisman_rasskazal_o_razvitii_v_ukraine_elektronnyh
https://www.eurointegration.com.ua/news/2019/05/17/7096326/
