Як AI розпізнає документи і допомагає автоматизувати роботу з ними

AI розпізнавання документів допомагає компаніям автоматично читати файли, витягувати з них інформацію та використовувати ці дані у бізнес-процесах. Те, що раніше вимагало ручної роботи співробітників, сьогодні дедалі частіше виконується системами штучного інтелекту.

У сучасних компаніях щодня створюються або надходять сотні документів: договори, рахунки, акти, заявки, службові записки, HR-документи. Частина з них має чітку структуру, інші існують у вигляді PDF-файлів, сканів або навіть фотографій. Саме тому навіть після переходу на електронний документообіг робота з документами часто займає значну частину робочого часу.

AI змінює цей підхід. Сучасні системи можуть не лише зберігати документи, а й читати їх, розуміти структуру та знаходити потрібні дані.

У цій статті розглянемо, як саме працює AI-розпізнавання документів, які технології для цього використовуються та як це допомагає компаніям автоматизувати роботу з документами.

Чому звичайні системи погано працюють з документами

На перший погляд здається, що якщо документи вже переведені у цифровий формат, проблем із ними бути не повинно. Але на практиці ситуація інша.

Більшість корпоративної інформації залишається неструктурованою. Це означає, що дані не зберігаються у вигляді чітких полів у базі даних, а знаходяться всередині текстів документів.

Наприклад:

• рахунок від постачальника може бути у PDF;
• договір може бути відсканованим документом;
• службова записка може бути вкладенням у листі;
• старі документи можуть зберігатися у вигляді сканів архіву.

Для людини прочитати такий документ не проблема. Ми швидко знаходимо номер рахунку, дату чи суму. Але для звичайної інформаційної системи це просто файл.

Традиційні системи документообігу можуть:

• зберігати документи;
• прив’язувати їх до процесів;
• працювати з метаданими.

Але вони не розуміють зміст документів. Саме тут на допомогу приходить штучний інтелект.

Як працює AI розпізнавання документів

AI розпізнавання документів — це не одна технологія, а цілий комплекс інструментів, які дозволяють системі читати документи і перетворювати їхній зміст на структуровані дані.

Процес зазвичай складається з кількох етапів.

Етап 1. Зчитування документа

На першому етапі система отримує документ.

Це може бути:

• PDF-файл;
• скан документа;
• фотографія;
• зображення;
• файл із електронної пошти.

Раніше, для того щоб прочитати текст у таких файлах, використовувалась технологія OCR (Optical Character Recognition). Наприклад, якщо ви завантажували скан рахунку, система спочатку визначала символи на документі та перетворювала їх на текстові дані.

Але це дуже недосконала технологія, бо вона механічно зчитує текст із зображення за координатами. Тобто «вирізає» текст із заздалегідь заданих візуальних зон на сторінці. Якщо вам надсилають інший шаблон рахунка, або там додався новий рядок, або документ відсканували під невеликим кутом, система миттєво дає збій.

Інша справа – IDP та AI-розпізнавання. AI зчитує дані, розуміючи контекст. Тому не важливо, який шаблон документа, мова чи кількість рядків. Технологія зчитує потрібні дані майже безпомилково. А якщо AI в чомусь сумнівається, він надішле сумнівний момент вам на перевірку, не припиняючи процес.

Етап 2. Аналіз структури документа

Після розпізнавання тексту система переходить до аналізу структури документа.

AI визначає:

• заголовки;
• таблиці;
• блоки тексту;
• поля з реквізитами;
• підписи та інші елементи.

Це важливий етап, адже один і той самий текст може означати різні речі залежно від того, де він розташований.

Наприклад, слово «Дата» може означати дату рахунку, дату підписання договору або дату виконання робіт. AI враховує структуру документа і розуміє контекст. Якщо пояснити простіше, система намагається дивитися на документ так, як це робить людина.

Етап 3. Визначення типу документа

Після аналізу структури система намагається зрозуміти, з яким типом документа вона працює.

AI може визначити, що перед ним:

• рахунок;
• договір;
• акт виконаних робіт;
• службова записка;
• заява;
• інший тип документа.

Цей етап називається класифікацією документів. Завдяки цьому система може застосовувати різні правила обробки для різних типів документів.

Етап 4. Витягування ключових даних

Наступний крок – пошук потрібної інформації у документі. AI знаходить ключові поля, які важливі для бізнес-процесів.

Наприклад, у рахунку система може знайти:

• номер документа;
• дату;
• суму;
• контрагента;
• банківські реквізити.

У договорі можуть бути визначені:

• сторони договору;
• строк дії;
• фінансові умови;
• штрафні санкції.

Після цього дані стають структурованими та можуть використовуватися у системах компанії.

Етап 5. Передача даних у бізнес-процеси

Коли потрібна інформація знайдена, система може автоматично передати її далі.

Наприклад:

• створити документ у системі;
• заповнити форму;
• передати файл у процес погодження;
• відправити дані у бухгалтерську систему.

Таким чином AI розпізнавання документів стає основою автоматизації бізнес-процесів.

Які документи може розпізнавати AI

Однією з переваг сучасних AI-технологій є їхня універсальність. Системи можуть працювати з різними типами документів, які використовуються у компаніях.

Фінансові документи

AI часто застосовується для роботи з фінансовими документами:

• рахунками;
• актами виконаних робіт;
• накладними;
• платіжними документами.

Такі документи мають повторювану структуру, тому їх легко автоматизувати.

Юридичні документи

Штучний інтелект також може працювати з юридичними документами:

• договорами;
• додатковими угодами;
• контрактами.

AI може визначати ключові умови договору та допомагати швидше працювати з великими архівами контрактів.

Внутрішні документи компанії

AI може розпізнавати і внутрішні документи організації:

• службові записки;
• заявки;
• накази;
• звіти.

Це дозволяє системам краще організовувати корпоративні архіви.

HR-документи

У сфері управління персоналом також використовуються різні документи:

• резюме кандидатів;
• трудові договори;
• кадрові накази;
• заявки на відпустку.

AI допомагає обробляти такі документи та швидше знаходити потрібну інформацію.

Архівні документи

Окрема задача — робота зі старими паперовими архівами.

AI може розпізнавати:

• скановані документи;
• архівні матеріали;
• фотографії документів.

Це дозволяє переводити паперові архіви у цифровий формат.

Приклади використання AI розпізнавання документів

Щоб краще зрозуміти цінність цієї технології, варто розглянути кілька практичних сценаріїв.

Автоматична обробка рахунків

У багатьох компаніях бухгалтер щодня працює з великою кількістю рахунків.

Без автоматизації процес виглядає так:

1. відкрити документ;
2. знайти номер і дату;
3. перевірити суму;
4. перенести дані у систему.

AI дозволяє автоматизувати більшість цих дій.

Система може:

• розпізнати рахунок;
• витягнути ключові дані;
• створити запис у системі;
• передати документ на погодження.

Робота з договорами

У великих компаніях можуть існувати тисячі договорів.

AI допомагає швидше працювати з такими архівами. Наприклад, система може:

• знаходити всі договори з певним контрагентом;
• визначати строки дії;
• створювати нагадування про завершення контракту.

Оцифрування архівів

Багато організацій мають великі паперові архіви документів.

AI дозволяє:

• розпізнати текст у сканах;
• створити цифровий архів;
• швидко знаходити потрібні документи.

Як AI розпізнавання документів використовується у продуктах InBase

AI-технології активно використовуються у системах управління документами та автоматизації бізнес-процесів.

У продуктах InBase можливості штучного інтелекту допомагають компаніям автоматично працювати з документами та використовувати дані у бізнес-процесах.

Scriptum.DMS

Scriptum.DMS — інтелектуальна система управління документами з вбудованими AI-інструментами.

AI-можливості системи дозволяють:

• розпізнавати документи;
• автоматично класифікувати файли;
• витягувати ключові дані;
• працювати з великими архівами документів.

Scriptum

Scriptum — low-code платформа для автоматизації бізнес-процесів.

Вона дозволяє інтегрувати AI-розпізнавання документів у workflow-процеси, щоб автоматично запускати бізнес-операції на основі інформації з документів.

Megapolis.DocNet

Megapolis.DocNet — система корпоративного електронного документообігу.

AI-інструменти у системі допомагають:

• працювати з великими архівами документів;
• класифікувати документи;
• знаходити інформацію у файлах.

Які переваги отримують компанії

Використання AI-розпізнавання документів дає компаніям кілька важливих переваг.

По-перше, скорочується обсяг ручної роботи. Співробітники більше не витрачають години на пошук інформації або перенесення даних.

По-друге, зменшується кількість помилок. Автоматичне розпізнавання даних допомагає уникнути людського фактору.

По-третє, процеси стають швидшими. Документи швидше обробляються та передаються у бізнес-процеси.

І нарешті, компанія отримує кращий контроль над інформацією. Документи стають частиною єдиної цифрової системи.

Висновок

AI розпізнавання документів — одна з ключових технологій сучасного електронного документообігу.

Завдяки штучному інтелекту системи можуть не лише зберігати документи, а й читати їх, розуміти структуру та використовувати інформацію для автоматизації процесів.

Для компаній це означає швидшу роботу з документами, менше ручних операцій і кращий контроль над корпоративною інформацією.

Детальніше про те, як штучний інтелект змінює роботу з документами у компаніях, читайте у нашій статті Як AI змінює роботу з документами у компаніях.