AI у документообігу: як штучний інтелект змінює роботу

Слідкуйте
за нашими новинами
та заходами

Штучний інтелект (AI) у документообігу допомагає компаніям швидше й точніше працювати з документами, автоматизувати їх обробку та знаходити інформацію у великих архівах файлів.

У цій статті розглянемо, як AI у документообігу допомагає автоматизувати роботу з документами, прискорювати бізнес-процеси та ефективніше працювати з корпоративною інформацією.

Зокрема, поговоримо про такі можливості AI, які доступні, зокрема, у продуктах InBase:

інтелектуальне розпізнавання документів (IDP);
AI-розпізнавання типу, тексту та структури документів;
AI-пошук у великих архівах документів;
аналіз змісту та коротке резюме договорів та інших документів;
автоматичний запуск бізнес-процесів;
механізми перевірки результатів роботи AI.

Також розглянемо, з якими типами документів працюють AI-системи, як вони використовуються на практиці та як компанії впроваджують такі технології у свої процеси.

Коротко про головне

AI у документообігу допомагає компаніям швидше працювати з документами. Системи зі штучним інтелектом можуть читати документи, розуміти їхній зміст і автоматично витягувати потрібні дані.
Більшість корпоративних даних є неструктурованими. Документи, PDF-файли, скани, листування та презентації складають до 80–90% інформації у компаніях, тому їх складно швидко знаходити та аналізувати без AI-інструментів.
Інтелектуальна обробка документів (IDP) та AI-розпізнавання автоматизує рутинні задачі. AI може визначати тип документа, розпізнавати текст, витягувати ключові дані та передавати їх у системи обліку або бізнес-процеси.
Штучний інтелект допомагає аналізувати договори. AI може визначати строки дії контрактів, фінансові умови, штрафні санкції та інші важливі елементи, що прискорює роботу юристів і менеджерів.
Сучасні системи контролюють якість роботи AI. Механізми оцінювання результатів дозволяють перевіряти точність розпізнавання та передавати документи на додаткову перевірку, якщо система не впевнена у результаті.
AI використовується у таких бізнес-сценаріях, як автоматична обробка рахунків, управління договорами, інтелектуальний пошук у архівах документів і запуск workflow-процесів на основі даних із документів.
Впровадження AI зазвичай починається з одного процесу. Компанії автоматизують окремі задачі – наприклад, обробку рахунків або управління договорами – а потім поступово масштабують використання AI.
AI-інструменти вже використовуються у сучасних системах документообігу. Рішення на кшталт Scriptum.DMS, Scriptum і Megapolis.DocNet допомагають автоматизувати обробку документів, пошук інформації та управління бізнес-процесами.

Чому AI у документообігу стає нам потрібним

Бізнеси автоматизують процеси, інтегрують системи, переводять документи в електронний формат. Але навіть після цих змін одна проблема залишається майже в кожній компанії – робота з документами все ще займає занадто багато часу.

Контракти, рахунки, акти, службові записки, листування, технічні документи – у великих компаніях їх щодня створюють сотнями. І хоча більшість із них уже існують у цифровому вигляді, це не означає, що з ними легко працювати.

Причина проста: значна частина корпоративної інформації залишається неструктурованою. За оцінками аналітиків, від 80% до 90% даних, які створюють компанії, не мають чіткої структури – це документи, електронні листи, презентації, PDF-файли, скани або зображення.

Інакше кажучи, у компанії може бути величезна кількість інформації, але це не означає, що її легко знайти, проаналізувати або використати.

Через це співробітники витрачають значну частину робочого часу на пошук потрібних файлів. Дослідження McKinsey показує, що працівники в середньому витрачають 1,8 години щодня на пошук і збір інформації, що становить майже чверть робочого часу.

AI у документообігу

І це лише один аспект проблеми. Інші проблеми знайомі багатьом компаніям:

документи зберігаються в різних системах і папках;
складно зрозуміти, яка версія файлу актуальна;
у великих архівах важко знайти потрібну інформацію;
перевірка довгих договорів або фінансових документів займає години.

Саме в цьому місці на сцену виходить штучний інтелект. AI не просто прискорює роботу з документами, а змінює сам підхід до управління інформацією. Системи починають читати документи, розуміти їхній зміст і допомагати бізнесу працювати з ними значно ефективніше.

Що означає AI у документообігу та роботі з документами

Коли говорять про штучний інтелект у бізнесі, часто уявляють складні аналітичні системи або генеративні моделі. Але у сфері документообігу AI вирішує дуже конкретні задачі.

Якщо пояснити просто, сучасні AI-технології дозволяють системам:

читати документи;
розуміти їхній зміст;
витягувати потрібні дані;
шукати інформацію в тексті;
аналізувати документи та знаходити важливі деталі;
запускати бізнес-процеси на основі цієї інформації.

Раніше більшість таких дій виконували люди. Наприклад, бухгалтер отримує рахунок. Він відкриває файл, знаходить суму, перевіряє реквізити, переносить дані у систему, відправляє документ на погодження.

AI дозволяє автоматизувати значну частину цього процесу.

AI у документообігу

В результаті співробітники витрачають менше часу на рутинні операції і більше – на прийняття рішень.

Сьогодні AI у документообігу та роботі з корпоративними документами зазвичай охоплює п’ять ключових напрямків:

Інтелектуальна обробка документів (IDP)
AI-розпізнавання тексту і структури документів
Інтелектуальний пошук інформації
Аналіз змісту документів
Автоматизація бізнес-процесів.

Розглянемо кожен із цих напрямків детальніше.

IDP, AI-розпізнавання та розділення документів

Одне з головних завдань AI у корпоративному документообігу – розпізнавання документів та витягування з них даних. Це можна зробити двома основними способами. Перший – інтелектуальна обробка документів, або Intelligent Document Processing (IDP). Другий – вдосконалена технологія AI-розпізнавання.

Крім того, є технологія AI Splitting або ж розділення документів. Вона допомагає визначити та виокремити різні документи з одного файлу.

В реальному житті документи рідко приходять у зручному вигляді. Наприклад, компанія може отримати один файл, який містить:

договір,
рахунок,
акт виконаних робіт,
додаткові документи.

Для людини це означає:

AI у документообігу

AI дозволяє виконати це автоматично. Система документообігу зі штучним інтелектом може:

розділити файл на окремі документи;
визначити їхній тип;
витягнути ключові дані;
передати інформацію у відповідні системи.

Як відбувається AI розділення документів у системі Scriptum.DMS

AI розділення документів AI у документообігу

Наприклад, якщо система розпізнає рахунок, вона може автоматично визначити контрагента, дату, суму, реквізити. Після цього штучний інтелект створює проєкт документа, заповнює форму потрібними даними і передає документ у процес погодження чи обліку.

У великих компаніях це дозволяє значно скоротити час обробки документів і зменшити кількість помилок.

Як AI розпізнає документи

Ще кілька років тому системи могли працювати переважно зі структурованими файлами. Сьогодні AI здатний обробляти майже будь-який формат документів.

Сучасні системи можуть працювати з:

PDF-файлами;
сканами документів;
фотографіями;
зображеннями;
рукописним текстом.

Технології розпізнавання працюють у кілька етапів. Спочатку система зчитує документ і визначає текст. Потім вона аналізує структуру файлу: заголовки, таблиці, поля, реквізити.

AI-розпізнавання у Scriptum.DMS: розпізнавання тексту та пошук атрибутів (дата, постачальник тощо)

Після цього AI визначає тип документа. Наприклад, договір, рахунок, акт, заява чи службова записка. Далі система знаходить ключові елементи документа.

У рахунку це можуть бути:

номер;
дата;
сума;
контрагент;
банківські реквізити.

У договорі:

сторони;
строки дії;
фінансові умови;
штрафні санкції.

AI-розпізнавання у Scriptum.DMS: автоматичне заповнення картки

Таким чином документи перетворюються на структуровані дані, з якими система може працювати автоматично.

AI-пошук у корпоративних документах

У великих організаціях одна з найбільших проблем документообігу – пошук інформації у великій кількості документів.

Навіть якщо компанія використовує електронний документообіг, у системі можуть накопичуватися десятки тисяч або навіть мільйони документів.

Звичайний пошук працює переважно за назвою файлу, датою або метаданими, але цього часто недостатньо. AI-пошук працює інакше. Він може знаходити інформацію всередині тексту документів.

Наприклад, система може знайти:

усі договори з певною сумою;
документи з конкретним пунктом;
згадування певного контрагента;
документи з певними умовами.

Це особливо важливо для великих архівів документів. Замість того щоб відкривати десятки файлів, співробітник може знайти потрібну інформацію за кілька секунд.

Як AI аналізує договори і знаходить ризики

Контракти – один із найскладніших типів документів у бізнесі. Юридичні документи можуть містити десятки сторінок тексту, і перевірка кожного з них потребує часу.

AI може допомогти значно прискорити цей процес, адже системи здатні аналізувати текст договору і визначати ключові елементи:

строки дії;
фінансові зобов’язання;
штрафні санкції;
умови розірвання;
відповідальні сторони.

AI також може допомагати знаходити потенційні ризики.

Наприклад:

невигідні фінансові умови;
нестандартні формулювання;
невідповідність типовим шаблонам.

Це не замінює роботу юристів, але дозволяє значно скоротити час аналізу документів. Це підводить до наступної важливої функції – AI резюме (AI Summary).

AI-резюме документів

AI в системі управління документами може швидко підсумувати документ і написати ключову інформацію з нього. Це корисно, якщо вам потрібно переглянути великий документ за короткий проміжок часу або ж швидко дізнатися суть 5-10 документів.

Як це працює?

AI резюме документів: крок 1

AI резюме документів: крок 2

AI-автоматизація бізнес-процесів

Штучний інтелект може не лише аналізувати документи, а й запускати процеси на основі отриманої інформації.

AI у документообігу

Або інший приклад. Після підписання договору система автоматично:

створює нагадування про строки;
запускає фінансові процеси;
передає документ у архів.

Так ви отримуєте більш швидкі та прозорі процеси.

Як AI перевіряє власні результати

Коли компанії починають використовувати штучний інтелект для роботи з документами, виникає логічне питання: наскільки можна довіряти результатам AI?

Це важливо, тому що у бізнес-документах часто міститься критична інформація – фінансові суми, юридичні зобов’язання, строки виконання або дані контрагентів. Помилки тут можуть коштувати дорого.

Саме тому сучасні системи використовують підхід, який можна назвати AI-оцінюванням результатів. Його суть у тому, що система не просто виконує завдання – вона також перевіряє, наскільки правильно це зроблено.

У практиці роботи з документами це виглядає так. Після того як AI розпізнав текст документа, витягнув ключові дані, класифікував файл або підготував короткий аналіз, система оцінює якість отриманого результату. Для цього використовуються різні механізми перевірки.

Наприклад, система може:

перевіряти логіку даних (чи відповідає сума у документі іншим даним);
порівнювати результат з шаблонами або історичними даними;
використовувати кілька моделей для перевірки одного результату;
визначати рівень впевненості у відповіді.

Якщо впевненість системи недостатня, документ автоматично передається на додаткову перевірку співробітнику. Такий підхід дозволяє поєднати швидкість AI з контролем якості.

У системі Scriptum.DMS цей принцип реалізовано у вигляді механізмів контролю виконання AI-завдань.

AI-центр не лише розпізнає документи, класифікує файли, витягує дані, аналізує зміст, але й оцінює, наскільки коректно виконано ці операції.

Це дозволяє:

підвищити точність роботи системи;
зменшити кількість помилок;
зберігати контроль над критичною інформацією.

Тому AI стає надійним помічником у роботі з документами, який може виконувати складні задачі, але водночас залишає людині контроль над важливими рішеннями.

Типи документів, які обробляє AI

AI у документообігу особливо цінний тим, що може працювати з різними типами корпоративних документів. У більшості компаній документи відрізняються за форматом, структурою та призначенням. Частина з них добре структурована, інші містять довгі тексти, таблиці або скани.

Сучасні AI-системи здатні обробляти майже будь-який тип документа – від бухгалтерських рахунків до юридичних контрактів.

Розглянемо кілька найбільш поширених типів документів, з якими працює AI.

AI у документообігу

Фінансові документи

До цієї категорії належать:

рахунки;
акти виконаних робіт;
платіжні документи;
накладні;
фінансові звіти.

Такі документи зазвичай містять багато повторюваних полів: номер, дату, суму, реквізити контрагента. Саме тому вони добре підходять для автоматичної обробки.

AI може розпізнати рахунок, витягнути ключові дані та передати їх у бухгалтерську систему. У результаті бухгалтеру не потрібно вручну переносити інформацію з документа у програму.

Договори та юридичні документи

Контракти, угоди, додаткові угоди та інші юридичні документи часто містять десятки сторінок тексту. Перевірка кожного пункту потребує часу та уважності.

AI може допомагати аналізувати такі документи. Наприклад, система може автоматично знаходити:

сторони договору;
строки дії;
фінансові умови;
штрафні санкції;
умови розірвання контракту.

Це дозволяє юристам і менеджерам швидше орієнтуватися у великій кількості договорів.

Внутрішні документи компанії

У будь-якій організації щодня створюється велика кількість внутрішніх документів:

службові записки;
накази;
заявки;
звіти;
внутрішні інструкції.

AI може автоматично класифікувати такі документи, знаходити у них потрібну інформацію та допомагати швидко орієнтуватися у корпоративному архіві.

Наприклад, співробітник може знайти всі документи, де згадується певний проєкт або контрагент.

HR-документи

У сфері управління персоналом також використовується багато документів:

резюме кандидатів;
трудові договори;
заявки на відпустку;
кадрові накази.

AI може допомагати обробляти такі документи, витягувати ключові дані або автоматично створювати записи у HR-системах.

Скановані та паперові документи

Багато компаній все ще працюють із паперовими документами або сканами. Це можуть бути старі архіви, підписані договори або документи від партнерів.

Завдяки технологіям OCR і AI система може розпізнавати текст у сканах, фотографіях або PDF-файлах, а потім перетворювати його на структуровані дані.

Таким чином навіть паперові документи можуть стати частиною цифрового документообігу.

AI-можливості у продуктах InBase

AI-технології вже активно використовуються у системах управління документами та автоматизації бізнес-процесів.

У продуктах InBase вони допомагають компаніям працювати з великими обсягами документів, швидше знаходити інформацію, автоматизувати рутинні операції та підвищувати ефективність бізнес-процесів.

Scriptum.DMS

Scriptum.DMS – це інтелектуальна система управління документами з вбудованим AI.

AI-можливості системи дозволяють:

розпізнавати документи;
автоматично класифікувати файли;
витягувати ключові дані;
створювати короткі резюме документів;
знаходити інформацію у великих архівах;
автоматизувати обробку документів.

Це дозволяє компаніям значно прискорити роботу з документами і зменшити ручну обробку інформації.

Scriptum

Scriptum – це low-code платформа для автоматизації бізнес-процесів. AI-інструменти у платформі дозволяють:

інтегрувати інтелектуальну обробку документів у бізнес-процеси;
аналізувати дані у документах;
автоматично запускати workflow-процеси;
створювати інтелектуальні сценарії автоматизації.

Завдяки low-code підходу компанії можуть швидко адаптувати систему під свої процеси.

Megapolis.DocNet

Megapolis.DocNet – система корпоративного електронного документообігу. AI-можливості системи допомагають:

автоматично створювати резолюції;
працювати з великими архівами документів;
виконувати інтелектуальний пошук;
класифікувати документи;
автоматизувати маршрути погодження.

Завдяки цьому користувачі отримують більш прозорий і керований документообіг.

Практичні сценарії використання AI у роботі з документами

Теоретичні можливості AI звучать переконливо, але для бізнесу важливо інше питання: як ці технології застосовуються на практиці.

У реальних компаніях AI у документообігу використовується для вирішення конкретних задач. Розглянемо кілька поширених сценаріїв.

Автоматична обробка рахунків

Один із найпоширеніших сценаріїв – обробка рахунків від постачальників.

У багатьох компаніях цей процес виглядає приблизно так:

Бухгалтер отримує рахунок
Відкриває документ
Знаходить ключові дані
Переносить їх у систему обліку
Запускає процес погодження.

Ці дії можуть повторюватися сотні разів на місяць.

AI дозволяє автоматизувати значну частину цього процесу.

Система розпізнає рахунок
Витягує суму, дату і реквізити
Визначає контрагента
Створює документ у системі
Передає його у процес погодження.

Управління договорами

У великих компаніях тисячі договорів. Часто складно швидко знайти потрібний документ або перевірити, коли закінчується контракт.

AI допомагає працювати з такими архівами. Наприклад, система може:

знаходити всі договори з певним контрагентом;
визначати строки дії контрактів;
створювати нагадування про завершення договору;
аналізувати ключові умови.

Це допомагає уникнути ситуацій, коли важливі договори закінчуються непомітно для компанії.

Інтелектуальний пошук у архівах документів

З часом у компаніях накопичуються великі архіви документів. Це можуть бути десятки тисяч або навіть мільйони файлів.

Звичайний пошук часто працює лише за назвою документа або датою створення. Якщо співробітник не пам’ятає точну назву файлу, знайти потрібну інформацію може бути складно.

AI-пошук працює інакше. Він може знаходити інформацію безпосередньо у тексті документів. Це значно прискорює роботу з корпоративними архівами.

Автоматичний запуск бізнес-процесів

Ще один важливий сценарій – автоматичний запуск процесів на основі інформації з документів.

Наприклад:

після отримання рахунку система створює задачу на погодження;
після підписання договору запускається фінансовий процес;
після отримання заявки створюється задача для відповідального співробітника.

Так документи стають не просто файлами, а частиною автоматизованих бізнес-процесів.

Як компанії впроваджують AI у роботу з документами

Коли компанії розглядають можливість використання AI у документообігу, часто виникає питання: наскільки складним є впровадження таких технологій.

Насправді більшість організацій починають з невеликих кроків і поступово розширюють використання AI.

AI у документообігу

Аналіз процесів роботи з документами

Перший етап – зрозуміти, які документи створюються у компанії та як із ними працюють співробітники.

Наприклад, варто відповісти на кілька простих запитань:

які документи обробляються найчастіше;
де співробітники витрачають найбільше часу;
які процеси пов’язані з ручним введенням даних.

Часто саме ці процеси найкраще підходять для автоматизації.

Вибір першого сценарію автоматизації

Зазвичай компанії не намагаються автоматизувати всі документи одразу.

Найчастіше впровадження починається з одного процесу. Наприклад:

обробки рахунків;
управління договорами;
погодження внутрішніх документів.

Це дозволяє швидко побачити практичний результат.

Інтеграція з наявними системами

Щоб AI працював ефективно, він має взаємодіяти з іншими системами компанії.

Це можуть бути:

ERP-системи;
бухгалтерські системи;
CRM;
HR-системи.

Інтеграція дозволяє автоматично передавати дані між системами та запускати бізнес-процеси.

Навчання системи

AI-моделі часто навчаються на документах компанії.

Система аналізує приклади документів, визначає їхню структуру та вчиться знаходити ключові дані.

З часом точність роботи AI підвищується, а система краще розуміє специфіку документів компанії.

Масштабування використання AI

Після успішного запуску першого сценарію компанії зазвичай починають застосовувати AI і в інших процесах.

Наприклад:

автоматизують обробку інших типів документів;
підключають AI-пошук у корпоративних архівах;
додають нові сценарії автоматизації.

Таким чином AI поступово стає важливою частиною цифрової інфраструктури компанії та допомагає ефективніше працювати з корпоративними документами.

Що змінюється для компаній завдяки AI у документообігу

Використання AI у роботі з документами дає бізнесу кілька важливих переваг.

По-перше, скорочується обсяг ручної роботи. Співробітники більше не витрачають години на пошук інформації або перенесення даних.

По-друге, зменшується кількість помилок. Система автоматично перевіряє дані і допомагає уникнути людського фактору.

По-третє, процеси стають швидшими. Документи швидше проходять погодження, а рішення приймаються оперативніше.

Насамкінець, компанія отримує кращий контроль над інформацією. Усі документи стають частиною єдиної цифрової системи.

Висновок

Кількість документів у компаніях продовжує зростати, а разом із цим – і складність управління інформацією. Ручні процеси вже не можуть ефективно працювати з такими обсягами даних.

Саме тому автоматизація роботи з документами та використання AI у документообігу стає важливим етапом розвитку систем управління документами.

AI дозволяє:

автоматично обробляти документи;
знаходити інформацію у великих архівах;
аналізувати зміст документів;
запускати бізнес-процеси.

Для компаній це означає більш швидку роботу, менше помилок і кращий контроль над інформацією.

І це лише початок. У найближчі роки штучний інтелект стане одним із ключових інструментів управління корпоративними документами та бізнес-процесами.

Поширені запитання про AI у роботі з документами

Що таке AI у документообігу?

AI у документообігу – це використання технологій штучного інтелекту для автоматичної роботи з документами. Система може розпізнавати текст, визначати тип документа, витягувати важливі дані, знаходити інформацію в тексті та запускати бізнес-процеси на основі цих даних.

Наприклад, AI може автоматично обробляти рахунки, аналізувати договори або знаходити потрібні документи у великому архіві.

Як AI допомагає працювати з документами?

Штучний інтелект автоматизує багато рутинних задач, які раніше виконували співробітники. Наприклад, система може:

розпізнавати текст у PDF або сканах;
класифікувати документи за типами;
витягувати ключові дані з рахунків або договорів;
швидко знаходити інформацію в архівах документів;
запускати процеси погодження або обробки документів.

У результаті компанії скорочують час роботи з документами і зменшують кількість помилок.

Чим AI відрізняється від OCR?

OCR (Optical Character Recognition) – це технологія, яка просто зчитує текст із зображення або скану.

AI працює значно ширше. Він може не лише розпізнати текст, а й:

зрозуміти структуру документа;
визначити його тип;
знайти потрібні дані;
аналізувати зміст тексту.

Наприклад, AI може визначити, що перед ним рахунок, знайти суму і контрагента та передати ці дані у бухгалтерську систему.

Що таке інтелектуальна обробка документів (IDP)?

Інтелектуальна обробка документів (IDP – Intelligent Document Processing) – це технологія, яка дозволяє автоматично обробляти великі обсяги документів.

Система може:

розділяти файли, які містять кілька документів;
визначати тип кожного документа;
витягувати ключові дані;
передавати інформацію у бізнес-системи.

Це значно зменшує ручну роботу співробітників.

Чи може AI аналізувати договори?

Так. Сучасні AI-системи можуть аналізувати текст договорів і знаходити важливу інформацію.

Наприклад, система може визначити:

строки дії договору;
фінансові умови;
штрафні санкції;
відповідальні сторони;
ключові ризики.

Це допомагає юристам і менеджерам швидше працювати з контрактами.

Наскільки точним є AI у роботі з документами?

Точність залежить від технології та налаштування системи. Сучасні рішення використовують механізми перевірки результатів, які дозволяють оцінювати якість роботи AI.

Наприклад, система може перевіряти дані, визначати рівень впевненості у результаті або передавати документ на додаткову перевірку співробітнику.

Такий підхід поєднує автоматизацію і контроль якості.

Чи може AI автоматизувати бізнес-процеси?

Так. AI може не лише працювати з документами, а й запускати бізнес-процеси на основі отриманої інформації.

Наприклад, після отримання рахунку система може:

перевірити дані;
створити задачу на погодження;
передати документ у бухгалтерію;
зберегти його в архіві.

Це дозволяє значно прискорити документообіг у компанії.

Чи складно впровадити AI у документообігу?

Впровадження залежить від обсягу процесів і документів у компанії. Сучасні системи управління документами та бізнес-процесами вже мають вбудовані AI-інструменти, тому компаніям не потрібно створювати такі рішення з нуля.

Зазвичай впровадження починається з автоматизації одного або кількох процесів – наприклад, обробки рахунків або роботи з договорами – а потім поступово масштабується.