Первинні документи: що варто знати про їх ведення в електронному вигляді
Що таке первинні документи простими словами та навіщо вони потрібні? Які вимоги до їх складання? Як виправити помилки у первинних документах? Відповіді на ці та інші питання ми зібрали в матеріалі, щоб ви могли дізнатися всю основну інформацію про первинні документи, лише прочитавши невелику статтю.
Що таке первинні документи?
Первинний документ – це документ, що містить всю інформацію про господарську операцію, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на її проведення.
Що ж таке господарська операція? Це дія, яка щось змінює у фінансовому стані, активах та пасивах компанії. Наприклад, відвантаження товару, виплата заробітної плати, отримання авансу від клієнта, замовлення нової партії сировини, оплата послуг контрагента й так далі. Все це так чи інакше вносить зміни в активи або пасиви – їх стає менше або більше.
Інформація про господарську операцію в первинному документі повинна відповідати на питання: що саме відбулось, хто за це відповідальний, скільки це коштувало тощо. Детальніше про ці дані ми розповімо трохи нижче.
Навіщо потрібні первинні документи?
Платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, які не підтверджені документально. Первинні документи ж якраз підтверджують ці дані, саме тому кожна господарська операція має фіксуватись у первинному документі. Бо якщо в компанії не буде «первинки», на неї очікує штраф.
До первинних документів належать такі:
- Рахунок-фактура або ж інвойс. Цей документ повідомляє контрагента про товар чи послугу, яку йому треба оплатити;
- Видаткова накладна. Вона підтверджує, що послуги чи товари передали або одержали.
- Товарно-транспортна накладна. Документ відображає, що продукцію перевезли від постачальника до замовника.
- Акт приймання виконаних робіт. Він підтверджує, що робота завершена/послуга надана, і замовник прийняв їх як за якістю, так і за кількістю.
- Касовий ордер (він може бути прибутковий та видатковий). Ним оформляють видачу та надходження грошей у касу.
Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, підписаними за допомогою е-підпису чи печатки. Формат не має значення – головне, щоб вони були оформлені відповідно до вимог і містили всю необхідну інформацію.
Вимоги до складання первинних документів
Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:
- назва документа чи форми;
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, товарно-транспортна накладна на перевезення 500 кг бананів вартістю 40 грн/кг; чи акт приймання виконаних робіт з ремонту приміщення, в якому має бути вказано кількість пофарбованих метрів підлоги і вартість);
- посади осіб, які відповідальні за господарську операцію і правильність її оформлення;
- підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Крім цього, первинні документи можуть містити додаткові реквізити:
- ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру;
- номер документа;
- підстава для здійснення операцій;
- дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.
Важливо, що через незначні недоліки в первинних документах не можна визнати господарську операцію недійсною. Головне, щоб всі обов’язкові реквізити були вказані в повному обсязі. А правила виправлення помилок ми описали трохи нижче.
Є типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створити власні шаблони, які будуть мати всі необхідні пункти та дані.
Важливо уточнити, що первинні документи повинні бути українською мовою. Якщо ви маєте документи іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, вам потрібно зробити впорядкований автентичний переклад їх українською.
Що стосується зберігання – важливо, щоб ви могли зберігати первинні документи протягом передбаченого законом часу – чи то в паперовому вигляді, чи в електронному.
Термін зберігання для більшості первинних документів – 5 років (1825 днів). Але по кожному типу документа варто конкретно дізнаватися строк зберігання, щоб успішно пройти всі перевірки та зберігати документи стільки, скільки це необхідно.
Як виправити помилки в первинних документах?
У цьому розділі ми розберемо способи виправлення помилок у паперових та електронних первинних документах.
Для «первинки» в паперовій формі є такі способи:
- «червоного сторно». Для цього червоною пастою внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми), що означає від’ємні числа, які в підсумку будуть вираховувати. А під цим записом чорною пастою напишіть правильну кореспонденцію рахунків чи суму.
- додаткових бухгалтерських проведень. Потрібно внести додаткову кореспонденцію рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
- коректурний. Для цього способу просто закресліть неправильний текст або цифри однією рискою (щоб його можна було прочитати) й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри.
Важливо: в документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення заборонені.
Також обов’язково після виправлення люди, які це зробили, мають написати «Виправлено», дату й поставити підпис.
А як виправляти помилки в електронних первинних документах?
Помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.
Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотний запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму.
Під час виправлення помилок обов’язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволять ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ.
Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.
Сподіваємось, ця інформація була для вас корисною. А якщо вас цікавлять відповіді наших експертів на інші питання про первинні документи, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua, і ми залюбки на них відповімо особисто чи в подальших матеріалах.
Завдяки електронному підпису ми можемо без страху використовувати е-документи, адже саме він надає електронним документам юридичної сили і забезпечує захист інформації.
Тому в цьому блозі ми хочемо відповісти на найважливіші питання про е-підпис: що це таке, які види та функції електронних підписів, чим КЕП відрізняється від УЕП, як можна отримати власний ЕЦП та перевірити його справжність.
Що таке електронний підпис
Електронний цифровий підпис — унікальний набір зашифрованих даних, за допомогою яких можна ідентифікувати особу. ЕЦП зараз використовується для багатьох цілей – автентифікації на певних сайтах, надсилання звітів у податкову, одержання послуг у державних органах, підписання документів із контрагентами, роботи з програмним РРО тощо.
Саме електронний підпис дає змогу перевірити цілісність документів та підтвердити особу підписувача.
Документи, що підписані е-підписом, мають таку ж юридичну силу, як і документи, що підписані вручну. Це гарантує Закон України «Про електронні довірчі послуги». Завдяки тому, що використання електронних підписів прописано в законодавстві, немає підстав сумніватися в їхній надійності та легальності.
Функції електронного підпису
Що робить е-підпис:
- Надає документу юридичної сили.
- Ідентифікує автора підпису (ПІБ, фізична чи юридична особа, ІПН чи ЄДРПОУ).
- Визначає, що документ не був змінений після підписання.
- Захищає документ від підробки.
- Фіксує позначку часу, що є важливим параметром для електронного документа.
Види підписів та чим КЕП відрізняється від УЕП
Існує кілька видів електронних підписів. Більшість із нас звикла всі е-підписи називати КЕП, що означає кваліфікований електронний підпис. Але насправді КЕП – це лише один із видів, і використовують його далеко не всі.
Отже, давайте розберемо, які ж є види електронних підписів і чим вони відрізняються.
Перший вид – простий електронний підпис
Його не можна використовувати для підписання важливих документів, адже він не захищений криптографічно. Зазвичай це логін і пароль на різних ресурсах, індивідуальний одноразовий код із SMS або email чи приховане значення на картці. Простий підпис використовується для віддаленої ідентифікації приватних осіб.
Другий вид – УЕП (удосконалений електронний підпис)
Саме УЕП часто називають КЕП-ом, хоча він відрізняється від нього рівнем захисту. Але УЕП, як і КЕП, можна використовувати для підписання важливих електронних документів, і цей підпис є підставою для виникнення юридичних фактів та може бути використаний як достовірний доказ у суді.
Удосконалений електронний підпис – це файловий підпис, який зберігається на флешці чи просто на комп’ютері і який можна створити онлайн.
Третій вид – КЕП (кваліфікований електронний підпис)
КЕП значно захищеніший, ніж УЕП. Якщо УЕП має середній рівень довіри, то КЕП – високий.
Зазвичай ми називаємо КЕП токеном, адже його основна відмінність – це те, що він зберігається на захищеному носії (найчастіше – на спеціальній флешці). Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і його не можна створити онлайн.
Отже, проговорімо особливості саме КЕП. По-перше, щоб його отримати, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн. Онлайн-ідентифікація неможлива.
По-друге, КЕП може зберігатися тільки на криптографічно захищеному носієві (їхній перелік можна подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).
Саме КЕП обов’язково використовувати в органах державної влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах державної форми власності, а також держреєстраторами та нотаріусами.
ОНОВЛЕНО: З 31 грудня 2023 року замість КЕП можна використовувати УЕП, якщо це окремо не вимагається законом. Для отримання електронних послуг і ведення діяльності фізичні та юридичні особи можуть використовувати електронний підпис не на захищеному носії. Цей дозвіл буде діяти постійно, а не лише на час воєнного стану.
Четвертий вид – хмарний електронний підпис
Це найбільш безпечний вид електронного підпису – чи радше підвид КЕП. Детальніше про нього ми розповімо в наступному розділі.
Як працює хмарний електронний підпис
Хмарний підпис – це КЕП, що зберігається не на персональному комп’ютері, токені чи флешці, а на сервері провайдера.
В чому його ключова перевага? Флешку чи токен можна зламати або втратити, а з допомогою файлового ключа підписати документи вдастся тільки на робочому комп’ютері. Якщо ж КЕП зберігається на віддаленому сервері, ви можете безпечно використовувати його з будь-якого пристрою.
Доступ до ключа має тільки власник, а завдяки двофакторній аутентифікації підписання документа треба буде підтвердити не тільки за допомогою логіна/пароля у браузері, а й зі смартфону.
Ще один важливий момент — «хмарний» підпис дешевший від звичайного ЕП, адже не потрібно купувати токен і засіб криптографічного захисту інформації. Крім того, завдяки використанню «хмари» є можливість випустити скільки завгодно ключів та сертифікатів.
Як отримати електронний підпис
Це залежить від виду електронного підпису, який ви хочете отримати.
Якщо ви хочете отримати КЕП – потрібно звернутися до кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Актуальний перелік таких надавачів можна переглянути на сайті ЦЗО.
Якщо ви хочете отримати хмарний КЕП – потрібно звернутися до провайдера хмарних захищених ключів. Це може бути, наприклад, CloudKey, DepositSign чи SmartID від «ПриватБанку».
Якщо ж ви хочете отримати УЕП, це можна зробити онлайн за кілька хвилин. Наприклад, через «ПриватБанк» чи в застосунку «Дія» (але враховуйте, що Дія.Підпис можна використовувати тільки для підписання документів, оформлення послуг у застосунку та на порталі Дія, а також авторизації в застосунках і на сайтах партнерів Дії).
Також е-підпис можна зробити в деяких інших великих банках, наприклад, через «Ощадбанк», «Укрсиббанк», «Альфа-Банк» тощо, але в більшості випадків це можна зробити тільки у відділенні.
Як перевірити справжність та тип е-підпису
Щоб уникнути проблем із підписанням документів, слід час від часу перевіряти дійсність сертифікату вашого підпису.
В яких випадках сертифікат КЕП можуть визнати недійсним?
- У нього закінчився термін дії (зазвичай, це рік або два). АЦСК не повідомляють про закінчення цього терміну, слідкувати за цим повинен сам власник.
- Сертифікат відкликаний достроково. Це може зробити власник або ж до цього примушує рішення суду.
- Недостатньо повноважень. Підпис може не підходити, наприклад, для торгів чи відправки електронних документів.
- Сертифікат може бути підробленим.
Де можна перевірити дійсність КЕП?
- На сайті Дiя.
Електронні підписи допомагають нам вести справи зручно та безпечно з будь-якої точки світу, якщо знати, які з них обрати для власної діяльності та як краще з ними працювати. Сподіваємось, наша стаття допомогла вам краще розібратися в нюансах електронних підписів та роботи з ними. А якщо вас цікавлять ще якісь питання про електронний підпис, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua
8 вересня команда InBase взяла участь у заході «Своє.ІТ» від нашого партнера, хмарного оператора GigaCloud. Шоурум відвідало понад 1500 людей, які мали змогу побачити в дії ПЗ від різних українських розробників.
Мета заходу полягала в тому, щоб показати, що російським програмним продуктам є гідна українська альтернатива, яка до того ж безпечніша, часто якісніша і головне – не фінансує прямо чи опосередковано армію ворога.
«Переходити на українське програмне забезпечення варто не тільки з моральних переконань, а перш за все задля безпеки бізнесу, адже воно максимально адаптоване під наше законодавство та роботу в Україні. Воно надійне, перевірене роками, користувачам завжди доступна технічна підтримка та регулярне оновлення, а отже і кращий захист.
Використання російського софту може призвести до тяжких наслідків як для компанії – юридичні проблеми, неможливість користуватися системою, так і для країни в цілому – компанія, сама того не розуміючи, може стати джерелом проблем державного рівня (диверсія через рос. ПЗ, витік чи знищення конфіденційної інформації).
Ворожий софт треба викорінити з нашої країни, і в першу чергу це потрібно бізнесам. Hавряд чи хтось хоче в паніці шукати альтернативу, коли російська програма раптом перестане працювати», – прокоментував СЕО InBase Олександр Россол.
Шоурум «Своє.ІТ» також підтримали представники Міністерства цифрової трансформації та Мінінфраструктури. Заступник міністра цифрової трансформації Олександр Борняков розповів про важливість переходу з російського ПЗ, керівниця команди впровадження електронних послуг у Мінцифри Ірина Заболотна розказала про інтеграцію системи Дія та її переваги для бізнесу, а CDTO Мінінфраструктури Анатолій Комірний поділився власними інсайтами щодо цифрової трансформації в Україні.
Під час заходу ми виступили з доповіддю «Як позбутися ворожого софту без ризиків для компанії?», а також продемонстрували наші рішення:
– Систему комплексного корпоративного документообігу Megapolis.DocNet. Охоплює всі процеси роботи з документами – від створення й адміністрування до підписання всіма видами КЕП та зберігання в захищеному архіві. Повнофункціональна вебсистема, відкритий код, мобільний застосунок та широкі можливості інтеграції роблять продукт максимально зручним та доступним.
– Високопродуктивну low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів Scriptum. Дозволяє створювати власні рішення без залучення професійних розробників завдяки вбудованим конструкторам, готовим користувацьким модулям та іншим інтуїтивно зрозумілим інструментам.
– Захищений електронний архів Scriptum.Repository. Дозволяє створити єдину базу електронних документів з усіх внутрішніх систем компанії. Всі документи можна структурувати, фільтрувати, миттєво знайти та масово вивантажити для можливих перевірок.
Дякуємо нашим партнерам і гостям за таку чудову нагоду поспілкуватися, послухати цікаві виступи учасників та подивитися на якісні українські продукти. І наостанок ділимося з вами кількома фото з заходу.
8 вересня в Києві відбудеться «Своє.ІТ. Шоурум українського ПЗ». Це перший в Україні масштабний захід, на якому можна відразу протестувати безліч сучасних українських програм в одному місці.
Під час заходу понад 100 українських розробників покажуть свої ІТ-рішення: CRM та ERP-системи, програми для ведення документообігу, бухгалтерського обліку, колтрекінгу, POS, наскрізної аналітики та інші.
Ви зможете побачити, як працювати в цих системах, розпитати про функціонал, оцінити, наскільки зручні системи в користуванні, «приміряти» ПЗ на вашу компанію і порівняти різні рішення. Завдяки інтерактивній взаємодії ви одразу зрозумієте, чи підходить система під ваші потреби й ТЗ.
Тож якщо ви задумуєтесь над тим, щоб обрати нове рішення для вашої компанії або замінити російське ПЗ на якісний український аналог – запрошуємо на шоурум.
На заході будемо і ми, тож будемо раді продемонструвати вам всі продукти InBase, зокрема систему електронного документообігу Megapolis.DocNet, low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів Scriptum та інші.
Коли: 8 вересня, з 11:00 до 21.00
Де: КВЦ «Парковий» (Київ, Паркова дорога, 16а)
Що у програмі
– Зона виставки з демо-стендами, де можна подивитися, як працювати в кожному рішенні, і отримати якісну консультацію розробників.
– Виступи учасників івенту та багато практичних кейсів.
– Цікавий нетворкінг та нові корисні знайомства.
– Зона з фуд-кортами та діджеями.
Для відвідувачів участь безкоштовна, але потрібна реєстрація за посиланням: svoe.it. Не зволікайте, адже кількість учасників обмежена з міркувань безпеки.
Організатор
Наш партнер GigaCloud, один із лідерів хмарного ринку України.
GigaCloud надає IaaS-послуги (Infrastructure-as-a-Service) та PaaS-послуги (Platform as a Service) клієнтам будь-якого масштабу ― від малого бізнесу до великих корпорацій.
У портфоліо компанії понад 1500 клієнтів у п’яти країнах світу та 150 компаній-партнерів. Серед клієнтів – «Дія», Prozorro, Kernel, EasyPay, «Сільпо», «Велика Кишеня», «Інтертоп» та інші.
Серед переваг електронного документообігу не лише зручність, але й безпека. Адже електронні документи зберігаються у захищених хмарних сховищах, пересилаються виключно захищеними каналами, а також можна налаштувати обмежений доступ до кожного з них. Це значно надійніше, ніж працювати з документами в паперовому вигляді та тримати їх у звичайному архіві.
Але для того, щоб на 100% бути переконаним у надійності ЕДО, треба обрати безпечну систему. У цьому блозі ми розповімо про основні фактори та критерії, що вказують на захист та безпеку такого ПЗ. Отже, що варто перевірити під час вибору системи електронного документообігу.
Compliance
Коли ви обираєте систему, перевірте наявність у неї сертифікатів, що підтверджують відповідність стандартам інформаційної безпеки.
Безпека системи часто залежить від захисту платформи, на якій вона створена. Наприклад, якщо платформа отримала сертифікат Г2 згідно стандартів захисту інформації України, то вона відповідає рівню EAL 3 міжнародного стандарту. Такий сертифікат забезпечує відповідний захист персональних даних у системі, а також свідчить про те, що рішення може використовуватись в державних органах України.
Також можна дивитися на інші параметри, що вказують на безпеку. Наприклад, на відповідність всім вимогам безпеки GDPR (загального регламенту про захист даних Європейського Союзу).
Penetration-тести
Penetration-тест або тест на проникнення – це перевірка системи так званими «білими хакерами». Під час такого тестування спеціаліст намагається знайти вразливості, використати їх, щоб зламати програму, вивести її з ладу, вкрасти конфіденційну інформацію і так далі. Якщо йому це не вдається – це означає, що система пройшла тест і є надійною.
Звіти про проходження таких penetration-тестів ви можете запросити у розробника системи. Також можна організувати перевірку за допомогою незалежних компаній, що надають такі послуги, або силами власних спеціалістів і переконатися, що система витримає «атаку».
Також безпечну систему можна визначити за такими факторами:
Надійність дата-центру
Інформаційна безпека хмари (дата-центру), у якому розгорнута система, має відповідати як українським вимогам у галузі захисту інформації так і міжнародним стандартам, наприклад такому як стандарт ISO 27001.
Двофакторна аутентифікація
Це найбільш надійний спосіб входу до облікового запису. Його суть в тому, що доступ до акаунту можна отримати, підтвердивши свою особистість у кілька етапів. Наприклад, за допомогою отриманого листа на електронну пошту, смс-повідомлення або push-повідомлення.
Захищене з’єднання
Система повинна використовувати захищене з’єднання між сервером та клієнтом з використанням https протоколу обміну даними, що забезпечує шифрування даних, які передаються між клієнтом та сервером. Завдяки шифруванню сторонні особи не зможуть прочитати інформацію, навіть якщо перехоплять її.
Резервне копіювання
Щоб не втратити документи, необхідне резервне копіювання. Найбільш надійні системи – ті, які виконують регулярне резервування даних та зберігають їх в захищеному хмарному середовищі у кількох дата-центрах.
Політика захисту контенту (Content security policy)
Використання Content security policy у повідомленнях, що надходять від сервера. Це унеможливлює використання зловмисниками Cross Site Scripting атак на пристрої користувача.
Налаштування прав доступу
В системі повинна бути можливість розмежувати права доступу. Тобто, працювати з документами можуть виключно співробітники згідно встановленого переліку. Це стосується як перегляду документів, так і дозволу на їх підписання.
Шифрування даних
Всі документи, що є в системі, повинні зберігатися у файловому сховищі в зашифрованому вигляді. Якщо зловмисник отримає фізичний доступ безпосередньо до файлового сховища, він не зможе розшифрувати дані без відповідних ключів.
Перевірка документів
Система має перевіряти документи, що завантажуються користувачами, на наявність вірусів, тим самим унеможливлюється зараження інших документів в системі, що може призвести до небажаних наслідків.
Захищений електронний підпис
Все підписання документів КЕП проводиться на пристрої клієнта. Сам ключ підпису та його паролі не передаються на сервер, тому перехопити їх неможливо.
Тож не варто боятися переходити на електронний документообіг. Нюанси використання е-документів давно прописані в законодавстві, а самі системи забезпечують надійний захист вашої інформації. Це дозволяє уникнути більшості ризиків, які є при роботі з паперовими документами: до цифрових документів не можуть отримати несанкціонований доступ сторонні користувачі, а також їх майже неможливо втратити чи підробити. Тому обирайте електронний документообіг – тільки він може забезпечити найвищий рівень захисту та надійності.
Ви переглядаєте готель на сайті оренди житла і одразу ж на цій сторінці бачите Google-мапу з позначенням, де він знаходиться. Чи купуєте телефон і на сайті оплачуєте покупку за допомогою Google Pay, LiqPay чи іншого платіжного сервісу. Або ж заходите у застосунок і авторизуєтесь у ньому за допомогою Facebook чи Google-акаунту.
Це все можливо завдяки інтеграціям між сайтами, сервісами та застосунками. Ці інтеграції часто реалізовують за допомогою АРІ, адже це значно легше і швидше, ніж ручна інтеграція продуктів розробниками.
У цьому блозі ми розповімо, що таке API, як працює інтеграція через API, які можливості АРІ-інтеграція відкриває для вашої компанії та які інтеграції є у продуктах InBase – Megapolis.DocNet та Scriptum.
Що таке АРІ та інтеграція з використанням АРІ
АРІ розшифровується «Application Programming Interface», що можна перекласти, як «опис способів взаємодії комп’ютерних програм». По своїй суті, API – це функціонал, який дозволяє різним програмам обмінюватись інформацією та взаємодіяти одна з одною.
Інтеграція за допомогою API означає, що ви з’єднуєте свій веб-сервіс чи застосунок з іншими сервісами чи застосунками. Приклади інтеграцій:
- Підключення платіжних систем на свій сайт.
- Додавання погодного віджету у власний блог.
- Інтеграція корпоративної системи електронного документообігу із сервісами обміну документами з контрагентами, щоб весь документообіг – і внутрішній, і зовнішній – можна було вести в одній системі.
- Інтеграція сайту з CRM-системою, щоб всі дані про користувача, які він залишає на сайті, одразу ж передавалися в CRM.
- Інтеграція інтернет-магазину з OpenAI (ChatGPT), щоб ШІ автоматично створював описи товарів в «адмінці» сайту тощо. І таких прикладів інтеграції може бути безліч.
За допомогою API ви отримуєте доступ до функцій і даних інших сервісів і можете використовувати їх у своєму продукті. Так ви можете отримувати інформацію, відправляти дані чи взаємодіяти з іншими сервісами. Це дозволяє розширити можливості продукту, зробити його функціональнішим та зручнішим.
Переваги інтеграції через API
- Це ефективно.
Вам не потрібно створювати потрібні функції власноруч – завдяки АРІ ви використовуєте вже готові рішення.
- Це економить час розробників, а отже і ваші кошти.
ІТ-фахівцям не потрібно писати весь код з нуля, а лише інтегрувати АРІ зі своїм сервісом чи застосунком. Так вони зможуть зосередитися на більш важливих завданнях.
- Це функціонально.
За допомогою API розширюються можливості системи, застосунку чи сайту. В результаті юзери мають кращий користувацький досвід, їм доступно більше функцій та можливостей.
- Це зменшує ваші зусилля.
Якщо ви використовуєте API зовнішніх сервісів, то саме вони забезпечують підтримку та оновлення своїх API. Вам для цього не потрібно залучати власних фахівців, при цьому ви впевнені, що інтеграція залишатиметься працюючою та буде регулярно оновлюватися.
Можливості АРІ-інтеграції з продуктами InBase
Плтаформа UnityBase, на якій створені всі рішення InBase, відкриває широкі можливості інтеграції. Всі наші продукти можна інтегрувати з сучасними зовнішніми програмами та сервісами, щоб створити єдине інформаційне середовище у вашій компанії.
В системі корпоративного документообігу Megapolis.DocNet реалізовані такі інтеграції:
- Із сервісами зовнішнього документообігу Deals, Вчасно та роумінг-платформою ПТАХ. Завдяки інтеграції співробітники можуть отримувати документи від зовнішніх контрагентів, опрацьовувати їх та відправляти їх у зовнішні сервіси – і все це у внутрішній корпоративній системі без переходу в інші програми.
- З СЕВ ОВВ (Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади).
- З поштою НБУ.
- З хмарними підписами.
За потреби Megapolis.DocNet можна інтегрувати з будь-якою потрібною вам системою.
Low-code платформа для автоматизації бізнес-процесів Scriptum має окремий конструктор інтеграцій та АРІ. Тому її можна легко і швидко інтегрувати як з ERP, CRM, HR та бухгалтерськими системами, так і з будь-якими іншими сервісами. Наприклад, у Scriptum вже реалізована інтеграція з GhatGPT та іншими сервісами штучного інтелекту (Azure, Google).
Інтеграція з допомогою API відкриває неймовірні можливості перед компаніями, які хочуть розширити функціонал своїх продуктів, об’єднати бізнес-процеси своєї компанії в одному інформаційному середовищі та покращити досвід користувачів і співробітників. АРІ-інтеграція дозволяє це зробити легко і швидко для розробників та недорого для замовників.
Бажаєте дізнатися детальніше про наші продукти та можливості інтеграції з іншими системами, у яких ви працюєте? Замовляйте безкоштовну консультацію.
У нас є чудові новини! Наша компанія та хмарний оператор GigaCloud стали партнерами. Тепер ми разом допомагаємо бізнесам відмовлятися від російського програмного забезпечення та мігрувати на безпечніші аналоги.
Якщо вам потрібно замінити російські системи електронного документообігу, електронний архів чи low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів, ми будемо раді допомогти.
Разом з GigaCloud ми пропонуємо комплексне рішення – ми в InBase надаємо необхідні програмні продукти і допрацьовуємо їх під ваші індивідуальні потреби, а наш партнер розгортає та налаштовує їх у хмарній інфраструктурі. Також ми безкоштовно робимо міграцію даних з вашої старої системи в новий софт та проводимо навчання співробітників.
“Ми раді укласти партнерство з компанією InBase, адже ми маємо спільну мету — підвищити ефективність українського бізнесу завдяки впровадженню сучасних технологічних рішень. Продукти InBase та хмара GigaCloud допоможуть компаніям відмовитися від ворожого софту, розвиватися швидше та досягти максимальної відмовостійкості”, — каже Вадим Дубровін, керівник відділу по роботі з партнерами хмарного оператора GigaCloud.
Чому важливо відмовлятися від російського ПЗ
По-перше, так безпечніше. Адже зберігати інформацію на серверах країни-окупанта чи користуватися їхнім ПЗ може бути небезпечно, оскільки дані можуть потрапити в руки ворогів. Або ж сам сервіс перестане працювати в Україні через санкції, як, наприклад, CRM-система Бітрікс24.
Щоб інформація про вашу компанію та клієнтів була надійно захищена, варто обирати українські або зарубіжні програмні продукти з дата-центрами в Україні, країнах ЄС тощо.
По-друге, це може вплинути на вашу репутацію, оскільки клієнти чи підрядники можуть бути проти співпраці з компаніями, які використовують софт ворога.
По-третє, так ви сплачуєте гроші, з яких компанія-розробник платить податки й відрахування, за які фінансується російська армія.
Тому варто задуматися про відмову від російських програм і перейти на безпечніші альтернативи.
Про партнера
GigaCloud ― хмарний оператор, який надає простір для розвитку бізнесу. Компанія надає IaaS-послуги (Infrastructure-as-a-Service) та PaaS-послуги (Platform as a Service) клієнтам будь-якого масштабу ― від малого бізнесу до великих корпорацій. У портфоліо компанії понад 1500 клієнтів у п’яти країнах світу та 150 компаній-партнерів. Серед клієнтів компанії – «Дія», Prozorro, Kernel, EasyPay, «Сільпо», «Велика Кишеня», «Інтертоп» та інші.
Бажаєте стати нашим партнером? Читайте детальніше про умови співробітництва та дізнавайтесь детальніше у наших менеджерів.
Компанії, які досі користуються російськими програмними продуктами, ризикують втратити важливу конфіденційну інформацію, ставлять під загрозу власну безпеку та навіть можуть тимчасово призупинити діяльність. Адже російське ПЗ в Україні може перестати працювати.
Показовим прикладом є CRM-система Бітрікс24, яка припиняє роботу в Україні з 1 червня 2023 року, оскільки у квітні цю компанію внесли до списку санкцій.
Щоб раптово не дізнатися про те, що ваш вендор вже скоро перестає працювати, не наражати себе на небезпеку та не вирішувати поспіхом подібні проблеми, варто вже зараз перейти на українське або ж зарубіжне програмне забезпечення.
Як організувати цей процес, щоб перехід був якомога швидшим та безболіснішим? Ми підібрали рекомендації.
Як перейти на нову систему: поради InBase
1. Збережіть дані зі старої системи.
Перший крок – потурбуйтеся про цілісність та збереження вашої інформації. Щоб зберегти всі дані, необхідно звернутися за допомогою до розробників, які допоможуть вивантажити всю інформацію через API.
2. Оберіть альтернативну систему.
При виборі враховуйте походження системи, чи не може вона теоретично теж попасти під санкції, наскільки вона безпечна та захищена (в ідеалі це мають підтверджувати сертифікати захисту інформації), наскільки система складна для впровадження і як швидко можна організувати перехід, чи достатньо система гнучка і чи можливо її кастомізувати під вимоги вашої компанії.
Рекомендуємо організувати процес так:
- Сформулюйте власні потреби. Чітко пропишіть, для чого вам потрібна система, які задачі вона повинна виконувати, яким вимогам має відповідати. Краще це зробити якомога детальніше, щоб не упустити важливі нюанси.
- Складіть список систем, які присутні на ринку. Перегляньте їхні можливості та оберіть ті, які на перший погляд вам підходять. Після цього зв’яжіться з обраними вендорами, надішліть їм список ваших потреб, дізнайтеся, які умови розробник може запропонувати конкретно вам.
- Перевірте рівень безпеки системи, переконайтеся, що система має всі необхідні для вас функції, дізнайтеся, чи можна її інтегрувати з іншими системами, які використовує ваша команда.
- Дізнайтеся, чи буде компанія розробника допомагати вам після впровадження системи. Що саме вони можуть надавати (технічна підтримка, оновлення, навчання) та на яких умовах.
- Після спілкування з вендорами та порівняння систем оберіть ту, яка підходить вам найбільше по функціоналу, бюджету, умовам та іншим вашим вимогам.
3. Перейдіть на нову систему з допомогою розробника.
Самостійний перехід на новий софт ― нелегкий шлях. Перехід на новий софт має бути комплексним та виконуватися розробником чи інтегратором. Адже систему треба не просто впровадити. Потрібно її налаштувати під потреби компанії, за потреби доопрацювати її. Для цього потрібні фахівці і час.
Також треба підготувати інструкції та навчальні посібники для користувачів, які будуть працювати в системі. А також організувати міграцію даних у нову систему.
4. Перенесіть дані у нову систему.
Міграція даних із наявної системи у новий софт ― непросте завдання. Тому радимо звертатися до фахівців розробника нової системи або до операторів хмарних сервісів, наприклад, до нашого партнера, компанії GigaCloud, яка допоможе це зробити безпечно та безкоштовно.
5. Навчіть користувачів та почніть роботу.
- Після впровадження нової системи проведіть навчання співробітників. Бажано для цього залучити вендора та топменеджмент. Проведіть тренінги у менших групах, зробіть відеоінструкції або скористайтеся матеріалами від розробника.
- Дайте можливість співробітникам спробувати попрацювати в системі. Це дозволить їм дізнатися її переваги та побороти недовіру, яка часто буває при будь-яких нововведеннях.
- Зберіть відгуки користувачів, щоб оцінити систему.
- Насолоджуйтесь новою реальністю: більш швидкою, безпечною та ефективною.
Якісна заміна російських систем та сервісів
Якщо вам потрібна якісна альтернатива російським системам електронного документообігу та платформам для автоматизації бізнес-процесів, обирайте наші рішення – Megapolis.DocNet та Scriptum.
Megapolis.DocNet – українська ECM-система (Enterprise Content Management), що дозволяє ефективно організувати корпоративний документообіг у компанії будь-якого розміру та структури.
Scriptum – low-code платформа, що дозволяє автоматизувати процеси підприємства, швидко створювати власні рішення без залучення ІТ-фахівців, інтегрувати між собою системи компанії та займатися комплексною цифровою трансформацією.
Перехід на якісні українські програмні рішення забезпечить вам безперебійну роботу та надійний захист від кібератак і несанкціонованого доступу.
З 1 січня 2023 року припиняється дія пільги з ПДВ на ІТ-послуги. Це означає, що українські ІТ-компанії, що працюють на внутрішній ринок, повинні будуть платити податок на додану вартість 20%. Через це ми будемо змушені підвищити вартість ліцензій на наші програмні продукти Megapolis.DocNet та Scriptum.
Лише до 31.12.2022 ви можете придбати ліцензії за старою ціною без ПДВ.
Для цього звертайтеся до вашого менеджера або заповнюйте форму: bit.ly/3YwrsIh
Чи може це змінитися?
Так, якщо до кінця року приймуть законопроєкт 7611 «Про внесення змін до підрозділу 2 розділу ХХ «Перехідні положення» Податкового кодексу України.
Він пропонує звільнити від ПДВ операції з постачання програмної продукції, а також операції з програмною продукцією в Україні строком до 2027 року включно.
Однак станом на 20.12.2022 цей законопроєкт лишається у статусі «Надано для ознайомлення».
Наразі нам невідомо, яке саме рішення прийме Держава. Саме тому ми пропонуємо встигнути скористатися діючою податковою пільгою вже зараз та гарантовано придбати необхідне програмне забезпечення без ПДВ.
Детальніше про ІТ-пільгу зі сплати ПДВ
Відповідно до пункту 26–1 підрозділу 2 розділу XX Податкового кодексу України, тимчасово, з 1 січня 2013 року до 1 січня 2023 року, звільняються від оподаткування податком на додану вартість операції з постачання програмної продукції, а також операції з програмною продукцією, плата за які не вважається роялті згідно з абзацами другим — сьомим підпункту 14.1.225 пункту 14.1 статті 14 цього Кодексу. Для цілей цього пункту до програмної продукції відносяться:
- результат комп’ютерного програмування у вигляді операційної системи, системної, прикладної, розважальної та/або навчальної комп’ютерної програми (їх компонентів), а також у вигляді інтернет-сайтів та/або онлайн-сервісів та доступу до них;
- примірники (копії, екземпляри) комп’ютерних програм, їх частин, компонентів у матеріальній та/або електронній формі, у тому числі у формі коду (кодів) та/або посилань для завантаження комп’ютерної програми та/або їх частин, компонентів у формі коду (кодів) для активації комп’ютерної програми чи в іншій формі;
- будь-які зміни, оновлення, додатки, доповнення та/або розширення функціоналу комп’ютерних програм, права на отримання таких оновлень, змін, додатків, доповнень протягом певного періоду часу;
- криптографічні засоби захисту інформації.
Щоб не фінансувати країну-окупанта та не ризикувати конфіденційною інформацією, українські бізнеси масово відмовляються від російського програмного забезпечення і натомість обирають українські або зарубіжні аналоги.
Це стосується і систем електронного документообігу та автоматизації процесів.
Компанія InBase прагне, щоб якомога більше компаній вели повноцінну дистанційну роботу навіть в надзвичайних умовах та при цьому не переживали про безпеку власних даних.
Для цього ми стали партнерами з LITIKO – IT-інтегратором, консультантом і розробником прикладних інформаційних рішень для управління та цифрової трансформації бізнесу.
Завдяки цьому все більше бізнесів зможуть автоматизувати процеси, зробити їх більш керованими та адаптуватися до дистанційної роботи.
Про партнера
LITIKO понад 25 років автоматизує процеси, впроваджує системи управління бізнесом та електронний документообіг. Команда реалізувала більш ніж 200 складних проєктів для великих компаній.
Серед клієнтів LITIKO – BASF Україна, АТБ-маркет, Vodafone Україна, Таскомбанк, торгово-промислова група Арсенал-центр, UNIQA, Молдовагаз та інші великі організації.
Команда має досвід та експертизу в автоматизації різних бізнес-процесів та задач більш ніж у 15 галузях: управління проєктами, управління нарадами та засіданнями, діловодство, HR-процеси, управління договорами тощо. Фахівці LITIKO допомагають впроваджувати індивідуальні рішення та оптимізувати витрати на придбання, інтеграцію та адаптацію інформаційних систем.
