Ділимося з вами нашою історією успіху – ми впровадили систему Megapolis.DocNet у Східноукраїнському національному університеті ім. В. Даля.
В умовах повномасштабної війни університету довелося евакуюватися вдруге за період з 2014 року, і лише завдяки електронному документообігу він зміг повноцінно та стабільно функціонувати в умовах дистанційної роботи та територіального розподілення.
Перехід на ЕДО допоміг закладу вищої освіти пришвидшити підготовку, обробку та підписання документів, а такожпогоджувати необхідні документи віддалено.
Які проблеми університет прагнув вирішити за допомогою е-документообігу
Перша проблема – працювати з документами, як-то з розпорядженнями, наказами на зарахування, академічними довідками, нарахуванням стипендій тощо, можна було лише на робочому місці – дистанційно це було неможливо. Тому у СНУ хотіли забезпечити співробітникам можливість виконувати свої посадові обов’язкі віддалено.
Друга проблема – не завжди було зрозуміло, які документи в кого на опрацюванні знаходяться, як давно, на якому етапі їхня обробка. Процеси роботи з документами були затягнуті. У ЗВО прагнули покращити та спростити контроль за роботою з документами, а також її пришвидшити та стандартизувати.
Які результати приніс університету перехід на електронний документообіг
- Всі накази, розпорядження та службові записки співробітники опрацьовують у системі Megapolis.DocNet та підписують за допомогою КЕП з будь-якої точки світу.
- В кілька разів скоротився час на підготовку, опрацювання та підписання документів.
- Виконання завдань, пов’язаних з документами, тепер легко контролюється. Користувачі з роллю «Реєстратор» можуть в будь-який момент подивитися, який документ у кого в роботі. Тому жоден документ за час користування системою не був загублений чи забутий, а також тепер вони подаються своєчасно.
- У процесі впровадження в ЗВО оптимізували номенклатуру документів, передивилися процеси, пов’язані з документами, знайшли в них зайві кроки та усунули їх. Це дозволило керівництву переглянути й спростити адміністрування навчального закладу.
- Університет тепер витрачає менше коштів на папір, принтери та їх обслуговування, пересилку паперових документів через поштових операторів та кур’єрів тощо.
Електронний документообіг для ЗВО
Система ЕДО Megapolis.DocNet дозволяє закладам освіти перевести в електронний формат накази, розпорядження, службові записки, навчальні відомості та будь-які інші документи і підписувати їх за допомогою КЕП.
В системі можна розподіляти права доступу до документів, сканувати та розпізнавати документи, реєструвати всі типи документів, підписувати їх будь-якими КЕП та хмарними ключами, інтегрувати Megapolis.DocNet з СЕВ ОВВ або системами зовнішнього ЕДО, легко контролювати виконання завдань та збирати аналітику завдяки зручним графічним дашбордам тощо.
Якщо вам потрібна безпечна та зручна система ЕДО, замовляйте безкоштовну консультацію та дізнавайтеся про можливості Megapolis.DocNet для вашого закладу.
А детальніше про кейс СНУ ім. В. Даля, процес впровадження, завдання та інші результати читайте за посиланням.
