Електронний документообіг стає поширеним всюди – як в органах державної влади, так і на підприємствах, в ІТ-компаніях, банках, страхуванні, медицині, освітніх закладах та безлічі інших сфер. В умовах повсюдної цифровізації, ще й під час повномасштабної війни, неможливо працювати лише з паперовими документами, особливо якщо мова йде про великі компанії. Тому електронні документи стають незамінними.
У цій статті ми детально розповімо, що таке електронний документообіг, якими бувають системи електронного документообігу, які переваги ведення документообігу в електронному вигляді, як ЕДО працює в Україні та загалом що потрібно знати про впровадження та ведення е-документів у компанії.
Що таке електронний документообіг?
Документообіг – це рух документів в компанії від їхнього створення (чи отримання від контрагента) до передачі в архів.
Електронний документообіг – це, відповідно, такий же процес, тільки з документами в електронному вигляді.
Кожна установа має свої процеси роботи з документами, але зазвичай, до них належить створення чи одержання документа, обробка та редагування, узгодження й підписання, надсилання контрагенту чи передача на виконання, архівування. Залежно від виду документа, компанії, налаштованих процесів ці етапи можуть доповнюватись та відрізнятись. Всі процеси, які відбуваються з паперовими документами, можуть бути і в електронному форматі, завдяки чому оптимізуються, стають швидшими та дешевшими.
Електронний документообіг у компаніях зазвичай реалізується через спеціальну систему – для корпоративного документообігу, як, наприклад, Megapolis.DocNet, або ж для зовнішнього документообігу, як Deals чи Вчасно. Іноді невеликі компанії обмінюються електронними документами через звичайну електронну пошту чи навіть месенджери, але такий спосіб незахищений та ненадійний.
Системи електронного документообігу ж дозволяють бути впевненими в захисті документів, відслідковувати всі дії, які з ними відбувались (бачити, хто, коли і що саме робив з документом), підписувати документи за допомогою КЕП, УЕП чи хмарних підписів, а також забезпечують повноцінну організацію роботи з документами.
Про види систем документообігу та їхні функції ми розповімо трохи нижче, а поки поговоримо про те, яким може бути електронний документообіг.
Які є види документообігу?
Документообіг буває внутрішній та зовнішній.
Внутрішній документообіг (його ще іноді називають корпоративним) – це рух документів всередині компанії, тобто обмін документами між різними підрозділами та співробітниками однієї організації.
В межах однієї компанії відбувається створення, узгодження та підписання великої кількості документів – наказів, службових записок, заяв, інструкцій, статутів і багато іншого. Все це можна вести в електронному вигляді та автоматизувати. ЕДО дозволяє не лише перевести документи в електронний формат, а налаштувати процеси та організувати роботу з документами максимально зручно і швидко.
Внутрішній електронний документообіг дозволяє значно оперативніше створювати, узгоджувати та шукати документи, мати історію всіх файлів, організувати легкий доступ відповідальних співробітників до документів, контролювати, де знаходяться документи та на якому етапі виконання завдань із ними тощо.
Зовнішній документообіг – це рух документів за межами компанії, тобто обмін документами із контрагентами, клієнтами, партнерами, державними органами та іншими зовнішніми організаціями.
Зазавичай зовнішній документообіг передбачає погодження рахунків, актів виконаних робіт, звітів, накладних тощо. Електронний зовнішній документообіг дозволяє миттєво передавати документи контрагентам, не витрачаючи часу й коштів на друк та пересилку. А також ЕДО підвищує захист документів, тож обмін стає значно безпечнішим.
Системи електронного документообігу
Система електронного документообігу – це програмне рішення, яке дозволяє організувати роботу з е-документами та обмін ними всередині компанії чи з зовнішніми отримувачами.
В системі ЕДО можна створювати документи, відправляти та отримувати їх на узгодження, підписувати, керувати рухом документів, розмежовувати доступ до них, зберігати та відправляти в архів тощо.
Залежно від виду документообігу системи теж діляться на внутрішні (корпоративні) та зовнішні.
Системи внутрішнього (корпоративного) документообігу дозволяють обмінюватися документами всередині компанії. А системи зовнішнього електронного документообігу – це рішення для обміну та підписання документів з контрагентами, клієнтами та іншими користувачами поза межами компанії.
Деякі провайдери дозволяють інтегрувати зовнішні та внутрішні системи між собою, щоб працювати в одному середовищі й не перемикатися між різними сервісами. Наприклад, ви можете інтегрувати Megapolis.DocNet з Deals, Вчасно і ПТАХ, щоб працювати з усіма документами в інтерфейсі Megapolis.DocNet.
Функції систем електронного документообігу
Системи електронного документообігу повинні давати можливість організувати повноцінну роботу з документами в компанії. Детальніше про функції розповідаємо на прикладі можливостей системи Megapolis.DocNet.
Управління документами
Документи в системі відсортовані так, як вам зручно, їх можна згрупувати та відфільтрувати, а вся інформація про кожен документ зберігається в картках. Гнучкий пошук ElasticSearch дозволяє миттєво знайти документи за словами (як в Google) або за будь-якими параметрами.
Спільна робота з колегами
В системі ви можете працювати над документами разом з іншими співробітниками, обговорювати зміни чи допрацювання у чаті, прив’язаному до конкретного документа, підключати будь-яку кількість колег до роботи.
Контроль
Керівники бачать завдання співробітників та можуть слідкувати за всіма подіями в календарі. Сповіщення допомагають не пропустити дедлайн та вчасно опрацьовувати всі документи.
Архівування
Всі документи можна зберігати в архіві на сервері чи у хмарі, при цьому доступ до них такий же швидкий та простий, як і до неархівованих документів.
Автоматизація процесів
Ви можете налаштувати маршрути узгодження документів будь-якої складності. А також в Megapolis.DocNet можна автоматизувати та оптимізувати будь-який процес, пов’язаний з документами, завдяки конструктору процесів, що працює на рушію Camunda та створений на базі визнаних світових стандартів: специфікації процесу BPMN™ 2.0, управління справами CMMN™ і моделювання рішень DMN™.
Це неповний перелік функцій та можливостей, доступних в системі електронного документообігу. Саме СЕД дозволяє адаптувати роботу з документами під потреби вашої компанії та організувати її максимально зручно саме для вас.
Переваги та недоліки електронного документообігу
Електронний документообіг зручніший за паперовий, адже не потрібно друкувати документи та відправляти їх чи носити по кабінетах на підпис. Але які інші переваги ЕДО можна виділити?
- Документи відправляються миттєво, навіть якщо контрагент знаходиться в іншій країні. Процес узгодження та підписання документів не зупиняється, навіть якщо керівник у відрядженні. До того ж деякі вендори пропонують системи, що мають мобільні застосунки. Тож керівник чи керівниця можуть зайти в робочий кабінет навіть у відпустці та за кілька хвилин підписати всі потрібні документи навіть без ноутбуку.
- Можна відправити документи кільком адресатам одночасно. Узгоджувати документи можна послідовно чи паралельно, ви можете легко зробити такі маршрути погодження, як вам потрібно. Наприклад, один і той самий документ може узгодити дві людини – якщо перша це зробить, то з другої це завдання знімається автоматично. У випадку з паперовими документами для цього треба було б друкувати дві копії, відносити їх кожному співробітнику та робити зайву роботу. Електронний документообіг же значно спрощує цей процес.
- Доступні шаблони документів, які ви робите один раз, і потім всі співробітники ними користуються, щоб швидко і без помилок створювати документи. Шаблони вже мають обов’язкові поля, тому неможливо забути внести важливу інформацію – система не збереже документ без неї.
- Економія коштів на друці та пересилці документів. Великі компанії витрачають багато грошей на те, щоб відправити документи контрагенту кур’єром та отримати їх назад. Крім того, що електронний документообіг значно пришвидшує цей процес, він ще й робить його значно дешевшим.
- Кращий рівень конфіденційності, адже доступ до документів в системі контролюється адміністратором. Це гарантує, що документ побачать тільки ті співробітники/відділи, які мають на це право. До того ж, як ми описували вище, система дозволяє вести аудит всіх дій з кожним документом та контролювати, хто й коли саме щось змінював.
- Для зберігання електронних документів не потрібен фізичний архів, що дуже зручно для великих компаній, яким потрібні великі приміщення, щоб вмістити всі документи й організувати роботу з ними. Електронний документообіг в архіві дозволяє зберігати безліч документів в е-форматі, миттєво їх вивантажувати та шукати.
Якщо говорити про недоліки електронного документообігу, до них можна віднести небезпеку проникнення вірусів в документи. Але зазвичай ця проблема вирішується завдяки надійним системам документообігу. Наприклад, Megapolis.DocNet має вбудований антивірус, який автоматично перевіряє всі вхідні документи та поміщає небезпечні в карантин.
Також до недоліків можна віднести вартість систем ЕДО, але якщо порахувати вигоди від автоматизації роботи з документами та економію часу співробітників, то виходить, що впровадження е-документообігу навпаки економить кошти компанії.
Впровадження електронного документообігу
Для того, щоб впровадити ЕДО, потрібно зробити кілька обов’язкових дій.
- Розробити інструкцію про електронні документи та електронне діловодство на підприємстві. Там потрібно зафікусувати назви е-документів, електронних облікових документів та архівних електронних документів.
- Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП) для директора та головного бухгалтера, а також КЕП або УЕП (удосконалений електронний підпис) для інших співробітників, які працюють з документами. В чому різниця між КЕП та УЕП ми детально описували в цій статті.
- Повідомити контрагентів та партнерів, що ви переходите на ЕДО, зафіксувати їхню згоду щодо е-документів та використання ЕЦП в договорах.
- Видати наказ про перехід підприємства на електронний документообіг з певної дати.
Крім того, важливий етап – вибір системи ЕДО та навчання співробітників. Перш за все визначте ваші потреби, пріоритети та важливі функції, які повинне мати рішення. Пропишіть критерії вибору, кількість людей, які працюватимуть в системі, кількість документів, з якими працюватимуть одночасно. Це допоможе обрати систему за технічними характеристиками.
Після вибору рішення підлаштуйте його під свої потреби та організуйте навчання співробітників. Збирайте зворотній зв’язок від працівників, щоб покращити систему та побороти недовірливе ставлення до нововведення.
Чому варто обрати систему Megapolis.DocNet
Система Megapolis.DocNet має всі необхідні функції для повного циклу управління документами. Її переваги:
- Можна працювати з будь-якого пристрою з доступом до інтернету.
- Доступний штучний інтелект для інтелектуальної обробки та резюмування документів.
- Дані й документи зберігаються на захищеному сервері, а не на пристрої користувача.
- Підтримуються КЕП від усіх українських АЦСК, всі хмарні підписи та використання криптомодулю Гряда.
- Megapolis.DocNet вирізняє висока продуктивність та масштабованість, відкритий код і крос-платформність.
- Захист інформації підтверджений сертифікатами та регулярними penetration-тестами.
Детальніше про систему вам залюбки розкажуть на консультації.
Електронний документообіг в Україні
В цьому розділі ми обговоримо законність електронного документообігу. В цьому питанні сумніватись не доводиться, адже ЕДО поширений не лише у приватних компаніях. Електронний документообіг в органах державної влади впроваджений вже давно і регулюється відповідним законодавством.
По-перше, Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», який функціонує з 2003 року.
По-друге, Законом України «Про електронні довірчі послуги», що закріплює юридичну силу е-документообігу.
Також Законом України «Про електронну комерцію», Наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами», Постановою Правління НБУ «Про затвердження Положення про застосування електронного підпису в банківській системі України» та багатьма іншими.
Тож, сподіваємось, ми відповіли на основні питання про електронний документообіг. Якщо ви бажаєте оцінити його переваги, замовляйте демо системи Megapolis.DocNet та дізнавайтесь її можливості для вашої організації.
