Для підприємств, пов’язаних з постійною комунікацією з клієнтами, особливо ті, що влаштовують регулярний прийом громадян, особливо важливо дотримуватися чіткого графіку прийому, уникати перетинань та черг, а також занотовувати протокол зустрічі для подальшого використання його в практичній реалізації результатів зустрічі.
Як правило, прийом громадян здійснюють декілька фахівців, а отже керівнику необхідно врегульовувати рівномірний розподіл всього процесу.
Допомогти в цьому тепер може нова група функцій системи Megapolis.DocNet «Особистий прийом громадян». Він розроблений фахівцями компанії-розробника InBASE для підтримки діловодних процесів особистого прийому громадян.
Можливості модулю
Дана група функцій відповідати таким вимогам:
- В автоматичному режимі забезпечує визначення співробітників, які проводять особистий прийом;
- Надає можливість призначати дату та час прийому для кожного співробітника;
- Забезпечує запис громадян на прийом до конкретного співробітника з фіксацією дати та часу прийому;
- Забезпечує перевірку можливості запису на прийом (не може бути записано декілька громадян на прийом до того самого співробітника в один і той-же час та не може бути час прийому поза часом прийому співробітника на обраний день);
- Забезпечує можливість додавання нового громадянина в довідник безпосередньо з картки особистого прийому;
- Система має зручний інтерфейс у вигляді календаря з можливістю обрати співробітників, для яких будуть відображатися дати прийому та записані на прийом громадяни.
- Забезпечує створення документа «Звернення громадянина» на початку прийому безпосередньо з картки особистого прийому.
Для використання цієї унікальної та зручної можливості, просто необхідно своєчасно вносити планування зустрічей наперед і система сама буде контролювати дотримання графіку фахівцями та фіксувати протокол зустрічей з громадянами у вигляді електронного документу.
Це гарантовано збереже всю інформацію. Виключена втрата будь-якого документу, пов’язаного з даним процесом. Всі процеси під контролем в одній системі.
Персональні дані співробітників та громадян, які приходять на прийом залишаються захищеними згідно вимог Законодавства. Всі деталі щодо користування можна дізнатися, звернувшись до наших фахівців.
