Готові рішення для вирішення бізнес-задач наших клієнтів

У бізнесі не буває пауз. Нові задачі з’являються щодня, а час на їх вирішення – завжди «на вчора». У таких умовах компаніям важливо не просто реагувати, а діяти швидко й ефективно. Саме тому дедалі більше організацій обирають не розробку «з нуля», а готові рішення, які вже довели свою ефективність на практиці.

Ви керуєте відрядженнями, оформлюєте рахунки, погоджуєте відпустки, обробляєте заявки співробітників, плануєте автоматизувати закупівлі? Ми в InBase вже маємо рішення для цього – з налаштованою логікою, зрозумілим інтерфейсом і швидким запуском.

У цьому блозі ми розповімо, як саме ці рішення працюють, для кого вони найкорисніші та як можуть адаптуватися під потреби вашої компанії. Але спершу – кілька слів, чому готові рішення стають усе популярнішими в компаніях різного масштабу.

Чому саме готові рішення?

Швидкий старт

Розробка «з нуля» – це завжди місяці роботи, тестування та узгоджень. Натомість готові рішення можна запустити в роботу вже за кілька тижнів. Ви отримуєте працюючий інструмент без довгих очікувань.

Налаштовані бізнес-процеси

Наші рішення вже враховують типові сценарії, з якими стикаються компанії. І водночас легко адаптуються під вашу реальність: структуру, ролі, рівні доступу.

Можливість масштабування

Ви можете підключити тільки одне рішення, наприклад, автоматизувати оформлення відпусток. А можете після цього додати інші процеси, як-то управління відрядженнями, автоматизація договорів тощо. Всі наші рішення працюють у єдиному цифровому середовищі, інтегруються між собою й ростуть разом із вашими потребами.

Зрозуміла підтримка

Ми не залишаємо клієнтів сам на сам із новою системою. Консультації та супровід є частиною нашого підходу.

Далі розглянемо готові рішення детальніше – від оформлення відпусток та автоматизації закупівель до управління договорами.

Оформлення відпусток

Процес оформлення відпустки часто виглядає довшим, ніж сама відпустка. Заяви, погодження, облік днів, вручну складені графіки – усе це займає час і створює зайве навантаження як для працівників, так і для HR-відділу.

Готове рішення від InBase на платформі Scriptum дозволяє автоматизувати весь процес – від подання заявки до виходу співробітника з відпустки. Жодного ручного втручання, максимум зручності для всіх учасників.

Як це працює?

Подача заявки:

Співробітник заповнює зручну електронну форму, де обирає тип відпустки, дати та решту необхідних параметрів. 

Якщо ви додасте в систему графік відпусток і вкажете, скільки співробітників з одного підрозділу можуть йти у відпустку одночасно, то система буде контролювати це питання без людського втручння.

Погодження:

Система автоматично запускає маршрут погодження – заздалегідь налаштований, з урахуванням посади, підрозділу чи специфіки організації.

Інформування:

Відпустка автоматично вноситься в HR-систему, перераховується баланс та створюється наказ на відпустку. Також інформація про відпустку автоматично відправляється в бухгалтерську систему чи в відділ бухгалтерії по email, якщо такої системи немає.

Сповіщення співробітника:

Працівник отримує результат – чи погодили йому відпустку, чи ні. У випадку відмови також вказується причина.

Також важливі функції, що полегшують управління відпустками в компанії:

Контроль залишків:

Ваші колеги можуть коли завгодно подивитися баланс відпусток: скільки оплачуваних днів вже використано, скільки ще можна взяти в цьому році тощо.

Моніторинг і звітність:

Усі дані зберігаються в електронному архіві. Кадрова служба має доступ до графіків, історії заявок і поточного статусу працівників.

Переваги для бізнесу

• Оперативність: Заявку можна подати і погодити за кілька хвилин, а не днів.
• Прозорість: Усі учасники процесу бачать актуальний статус заявки та мають доступ до повної історії рішень.
• Зручність для HR: Кадровики більше не витрачають час на перевірку залишків чи складання графіків вручну – усе вже в системі.
• Адаптивність: Процес легко адаптується під нові типи відпусток, зміну структури або корпоративну політику.

Детальніше про рішення: Оформлення відпусток

Автоматизація закупівель

Закупівлі – одна з найдинамічніших і водночас ризикованих бізнес-функцій. Заявки, погодження, тендери, контроль бюджету вимагають уваги, координації та часу. У ручному режимі закупівлі легко перетворюються на джерело хаосу: помилки, затримки, людський фактор і відсутність прозорості.​

З нашим рішенням ви можете автоматизувати весь цикл закупівель – від ініціативи до отримання товарів чи послуг. Ви отримуєте контроль, швидкість і зручність в одному інструменті.​

Як це працює?

Складання плану закупівель (опціонально)

Якщо ваша компанія працює за планом, ви можете створити прогноз закупівель на певний період. У плані вказуються потреби кожного відділу (що, коли і в якій кількості закупити) та бюджет, виділений на кожен підрозділ. Це допомагає уникнути хаотичних закупівель та забезпечити узгодженість процесів.

Створення заявки на закупівлю

Заявку можна створити вручну або автоматично імпортувати з ERP-системи завдяки інтеграції. Якщо є план закупівель, система перевірить, чи відповідає заявка запланованим параметрам.

Узгодження заявки

Перед тим, як заявку відправити у відділ закупівель, вона проходить узгодження. Наприклад, керівник департаменту, фінансовий відділ, юридичний та логістичний відділи можуть перевірити, чи потрібна закупівля, чи є на неї кошти та чи вибрана оптимальна пропозиція. Цей процес налаштовується під вашу компанію, забезпечуючи прозорість та контроль.

Виконання закупівлі

Відділ закупівель може одразу замовити товар у постачальника або провести тендер. Для тендерів у системі є зручний кабінет, де постачальники можуть подавати заявки. Усі етапи — від підготовки документації до вибору переможця — автоматизовані.

Отримання товарів та послуг

Після отримання товарів чи послуг ви фіксуєте це в системі. Це дозволяє відстежувати виконання замовлень та забезпечує прозорість процесу.

Переваги для бізнесу

• Прозорість: Кожен етап закупівель задокументований, усі рішення фіксуються. Це знижує ризики і дозволяє швидко виявити вузькі місця.​
• Контроль витрат: Інтеграція з бюджетуванням дозволяє уникати несанкціонованих витрат і краще прогнозувати потреби компанії.​
• Прискорення процесів: Узгодження, які раніше тягнулись тижнями, тепер займають години. Закупівлі не гальмують роботу бізнесу.​
• Гнучкість: Система легко адаптується під політики конкретної компанії: від централізованих закупівель до розподіленої моделі.​

Детальніше про рішення: Автоматизація закупівель

Управління договорами

Договори – це фундамент бізнесу, але їх обробка часто залишається ручною: створення, редагування, погодження, обмін із контрагентами та архівування. Це призводить до затримок, помилок та втрати важливих документів. Як перетворити цей процес на чіткий та керований?

Рішення від InBase автоматизує весь цикл управління договорами, роблячи його прозорим та ефективним. Розберемося, як це працює та які переваги це дає вашому бізнесу.

Як це працює?

Створення договору

Договір можна створити з нуля або за шаблоном. Модуль генерації документів забезпечує стандартизацію та уніфікацію всіх договорів у компанії.

Редагування договору

Документ можна редагувати необмежену кількість разів. Кожна версія зберігається, що дозволяє порівнювати зміни та затверджувати фінальну версію. Інтеграція з Office365 спрощує спільну роботу над документами.

Обговорення договору

Вбудований чат, прив’язаний до документа, дозволяє обговорювати правки з колегами. Вся переписка зберігається для подальшого перегляду.

Узгодження контракту

Маршрут узгодження налаштовується без допомоги розробників. Співробітники погоджують та підписують договір за допомогою електронного підпису (КЕП, хмарний підпис тощо).

Обмін із контрагентом

Готовий договір відправляється контрагенту через системи зовнішнього документообігу (Deals, Вчасно, ПТАХ, M.E.Doc), електронну пошту або через електронний кабінет у Scriptum.

Зберігання в архіві

Після підписання договір зберігається у захищеному архіві та може бути інтегрований із зовнішніми системами компанії.

Переваги для бізнесу

• Прозорість: Кожен етап обробки договору задокументований, що знижує ризики та допомагає швидко виявити проблеми.
• Швидкість: Процеси, які раніше займали дні, тепер виконуються за години або навіть хвилини.
• Зручність: Інтеграція з Office365 та іншими системами забезпечує ефективну роботу з документами.
• Безпека: Захищене зберігання та контроль доступу гарантують безпеку важливої інформації.

Детальніше про рішення: Управління договорами

Автоматизація виставлення рахунків

Обробка великої кількості рахунків вручну – це не лише трудомісткий, але й ризикований процес. Помилки при введенні даних, затримки в оплатах, втрата документів – все це може призвести до фінансових втрат і погіршення відносин з контрагентами.​

Як зробити цей процес автоматизованим, швидким та безпомилковим? Рішення від InBase автоматизує виставлення рахунків, інтегруючи його з іншими бізнес-процесами. Ви отримуєте швидкість, точність та зручність в одному інструменті. Давайте розберемося, як це працює та які переваги це дає вашому бізнесу.

Як це працює?

Створення рахунків

Рахунки можна створювати автоматично на основі даних з CRM, ERP або інших систем. Система генерує рахунки за шаблонами, забезпечуючи їх стандартизацію та правильність. Ви також можете вручну створювати рахунки для індивідуальних замовлень.

Відправлення рахунків

Готові рахунки автоматично відправляються клієнтам через електронну пошту, системи електронного документообігу (Deals, Вчасно, ПТАХ, M.E.Doc) або через особистий кабінет клієнта на вашому сайті. Це прискорює процес та знижує ризик втрати документів.

Відстеження оплат

Система автоматично відстежує статус оплат. Ви бачите, які рахунки оплачено, які в обробці, а які прострочено. Це дозволяє оперативно реагувати та керувати грошовими потоками.

Нагадування про оплату

Для прострочених рахунків система автоматично відправляє нагадування клієнтам. Ви можете налаштувати кількість та інтервал нагадувань, щоб не втрачати контакт з клієнтами та прискорювати оплати.

Інтеграція з бухгалтерією

Усі дані про рахунки та оплати автоматично передаються в бухгалтерську систему, що знижує навантаження на бухгалтерів та мінімізує помилки при звітності.

Переваги для бізнесу

• Швидкість: Автоматизація знижує час на створення та відправлення рахунків, прискорюючи процес оплат.
• Точність: Стандартизовані шаблони та автоматичне заповнення даних знижують ризик помилок у рахунках.
• Зручність: Клієнти отримують рахунки в зручному форматі та через зручні канали, що покращує їх досвід взаємодії з вашою компанією.
• Контроль: Автоматичне відстеження оплат та нагадування дозволяють ефективно керувати дебіторською заборгованістю.
• Інтеграція: Підключення до CRM, ERP та бухгалтерських систем забезпечує єдине інформаційне поле та знижує навантаження на співробітників.

Детальніше про рішення: Виставлення рахунків

Управління відрядженнями

Відрядження – це не лише про поїздки, а й про низку адміністративних завдань: оформлення заявок, погодження, бронювання, звітність, компенсації. У багатьох компаніях ці процеси залишаються ручними, що призводить до затримок, помилок і невдоволення співробітників.​

Рішення від InBase на платформі Scriptum дозволяє автоматизувати весь цикл управління відрядженнями, зробивши його прозорим і ефективним.​

Як це працює

Створення заявки

Співробітник або керівник заповнює електронну форму із зазначенням дати, місця та мети відрядження.​

Погодження

Заявка автоматично проходить через визначений маршрут погодження, залучаючи необхідних осіб.​

Підготовка до поїздки

Після погодження дані передаються до бухгалтерії для оформлення авансу та до адміністративного відділу для бронювання квитків і житла.​

Звітність

Після повернення співробітник завантажує чеки та інші документи. Система зчитує дані та формує звіт.​

Компенсація витрат

Звіт автоматично передається до бухгалтерської системи для нарахування компенсації.​

Закриття відрядження

Після виплати компенсації співробітник підтверджує отримання коштів, і відрядження вважається завершеним.​

Переваги для бізнесу

• Швидкість: Процеси, які раніше займали дні, тепер виконуються за години або навіть хвилини.​
• Прозорість: Кожен етап відстежується, що знижує ризик помилок і втрат.​
• Задоволеність співробітників: Швидке погодження та компенсація витрат підвищують довіру до компанії.​
• Інтеграція: Рішення легко інтегрується з наявними ERP, бухгалтерськими та HR-системами.

Детальніше про рішення: Управління відрядженнями​

І це не всі наші готові рішення. Більше ви знайдете за посиланням.

Висновок: готові рішення – вигода для бізнесу

Бізнес живе в умовах постійної зміни пріоритетів і дедлайнів. Сьогодні важливо швидко погодити відрядження, завтра – автоматизувати закупівлі, а післязавтра – впорядкувати роботу з договорами. У цій динаміці компаніям потрібні не просто інструменти, а працюючі рішення, які дають результат із першого дня.

Саме тому ми пропонуємо готові рішення, які дозволять вам автоматизувати поширені робочі процеси без затримок і тривалих впроваджень.

Зверніться до InBase вже сьогодні – і ми разом побудуємо ефективне та прозоре майбутнє для вашого бізнесу!

Кожна компанія, велика чи мала, стикається з типовими «болями» в документообігу. Це завали документів, що потребують ручного введення даних, постійні помилки, повільний пошук інформації та втрата часу на рутинні завдання. Розуміємо, що ці проблеми можуть стати справжнім головним болем для будь-якого бізнесу.

Але є рішення – це сучасні технології, такі як оптичне розпізнавання символів (OCR) та інтелектуальна обробка документів (IDP). У цій статті ми простою мовою пояснимо, що таке OCR та IDP, як вони працюють і яку користь приносять вашому бізнесу.

Що таке OCR простими словами?

Оптичне розпізнавання символів або OCR – це технологія, яка дозволяє сканувати документи й «читати» текст з картинок чи PDF-файлів, перетворюючи його на редагований формат. 

Уявіть, що ви сфотографували сторінку договору. OCR допоможе «вийняти» з фотографії весь текст, щоб ви могли його скопіювати, редагувати чи шукати по ньому.

Як це працює

OCR аналізуючи зображення, розпізнає символи (букви, цифри, знаки пунктуації) і перетворює їх у текстовий формат. Цей процес включає кілька етапів:

1. Передобробка зображення: коригування контрасту, видалення шумів і вирівнювання тексту.
2. Сегментація: розділення зображення на окремі символи.
3. Розпізнавання: порівняння сегментованих символів з базою даних відомих символів для ідентифікації.
4. Виправлення помилок: використання словників і контексту для виправлення помилок розпізнавання.

Де OCR стає у пригоді?

• Оцифровка архівів. Перетворення паперових документів у цифровий формат для зберігання та пошуку.
• Швидке копіювання тексту з нередагованих файлів. Наприклад, з PDF-файлів, які не підтримують копіювання тексту.
• Створення текстового шару в PDF. Додавання текстового шару до PDF-файлів, щоб текст можна було копіювати та шукати.

Обмеження OCR

Хоча OCR відмінно справляється з розпізнаванням тексту, він не розуміє його змісту. Наприклад, він бачить ТОВ «Ромашка» як набір символів, але не знає, що це назва компанії. 

Також OCR «глухий» до зображення, графіків або таблиць. Наприклад, він не зрозуміє:

• Графік виконання проєкту в договорі,
• Мапи або схеми в технічних документах.

Це вже завдання для IDP, яке додає «розум» до «очей» OCR.

Що таке IDP?

Якщо OCR – це очі, то IDP – це мозок, який аналізує побачене. IDP – інтелектуальна обробка документів – використовує OCR як перший крок, а потім додає «інтелект» за допомогою штучного інтелекту (ШІ) та машинного навчання (ML).

• Машинне навчання: Система аналізує тисячі документів, щоб визначати шаблони і зв’язки між даними.
• NLP (Natural Language Processing – обробка мови): Визначає, що «сума 1000 грн» – це ключова інформація для бухгалтера, а «податок» – для юриста.

IDP не просто «прочитає» ваш рахунок-фактуру, а й зрозуміє, де в ньому номер, дата, сума, ПДВ, назва контрагента, і автоматично занесе ці дані у потрібні поля вашої системи.

Ключові можливості IDP

Класифікація документів

Система сама визначає тип документа (рахунок, договір, акт, накладна, заява тощо). Це дозволяє автоматизувати сортування документів без участі людини.

Вилучення даних (data extraction) 

IDP автоматично знаходить та витягує потрібну інформацію з документів. Наприклад, система може знайти ім’я клієнта в анкеті чи суму до сплати в інвойсі, навіть якщо вони розташовані в різних місцях у документах від різних постачальників.

Валідація даних

IDP перевіряє дані на коректність. Наприклад, система може перевірити, чи правильно вказаний ІПН, чи сходиться сума ПДВ, чи дата не з майбутнього.

Інтеграція з іншими системами

IDP може передавати вилучені дані в CRM, ERP, бухгалтерські програми та інші системи, що дозволяє автоматизувати бізнес-процеси.

Чому IDP – це більше, ніж просто OCR? IDP додає контекст, розуміння структури документа та здатність навчатися на нових прикладах. Це дозволяє системі не тільки розпізнавати текст, але й розуміти його зміст та виконувати складні завдання з обробки документів.

Як OCR та IDP спрощують ваше життя та роботу: переваги та приклади:

• Економія часу та ресурсів. Менше ручної роботи – співробітники можуть займатися важливішими задачами.
• Зменшення помилок. Автоматизація мінімізує людський фактор.
• Прискорення бізнес-процесів. Швидша обробка документів означає швидші погодження, оплати, відповіді клієнтам.
• Покращений доступ до інформації. Дані з документів стають структурованими та легкодоступними для пошуку та аналітики.
• Підвищення задоволеності співробітників. Позбавлення від монотонної рутини дозволяє людям фокусуватися на творчих та стратегічних завданнях.
• Прозорість та контроль процесів. Легко відстежити, на якому етапі знаходиться документ і хто за нього відповідальний.

OCR та IDP у дії: приклади з різних сфер

Бухгалтерія та фінанси

Обробка рахунків-фактур: IDP може автоматично витягувати дані з рахунків-фактур, такі як номер рахунку, дата, сума, ПДВ, та вносити їх у бухгалтерську систему. Це значно прискорює процес обробки рахунків і знижує ризик помилок.

Акти виконаних робіт: IDP може витягувати дані з актів виконаних робіт, такі як дата виконання, опис робіт, сума та підписи, і вносити їх у систему обліку.

Платіжні доручення та авансові звіти: IDP може автоматично витягувати дані з платіжних доручень та авансових звітів і вносити їх у фінансову систему.

Юридичний відділ

Аналіз договорів: IDP може витягувати ключову інформацію з договорів, таку як сторони договору, терміни, суми, ключові умови, і зберігати її у юридичній системі. Це дозволяє швидко знаходити потрібні документи та інформацію.

Обробка довіреностей та судових документів: IDP може автоматично витягувати дані з довіреностей та судових документів і вносити їх у систему управління документами.

HR-відділ

Обробка резюме: IDP витягує навички, досвід, контакти з резюме кандидатів і вносить їх у систему управління персоналом. Це прискорює процес найму та дозволяє швидко сортувати кандидатів за потрібними критеріями.

Заяви на відпустку/прийом на роботу: IDP може автоматично витягувати дані з заяв на відпустку чи прийом на роботу і вносити їх у систему управління персоналом.

Відділ продажів та роботи з клієнтами

Обробка замовлень: IDP автоматично витягує дані з замовлень клієнтів і вносить їх у CRM-систему. Це допоможе швидко обробляти замовлення та відслідковувати статус кожного замовлення.

Анкети клієнтів: IDP може витягувати дані з анкет клієнтів і автоматично створювати картки клієнтів у CRM-системі. Це дозволяє швидко знаходити інформацію про клієнтів та аналізувати їх потреби.

Комерційні пропозиції: IDP може витягувати дані з комерційних пропозицій і вносити їх у CRM-систему. Так ви зможете швидко відслідковувати статус кожної пропозиції та аналізувати ефективність продажів.

Логістика

Обробка транспортних накладних: IDP автоматично витягує дані з транспортних накладних, такі як номер накладної, дата, відправник, одержувач, вантаж, і вносить їх у логістичну систему. Це дозволяє швидко відслідковувати статус кожної накладної та оптимізувати логістичні процеси.

Митні декларації: IDP може витягувати дані з митних декларацій і вносити їх у систему управління митними процесами. Це допомагає швидко обробляти митні декларації та відслідковувати їх статус.

Інвойси: IDP може автоматично витягувати дані з інвойсів і вносити їх у фінансову систему. Це дозволить швидко обробляти інвойси та відслідковувати їх статус.

Будь-який відділ, що працює з вхідною кореспонденцією

Автоматичне сортування листів, заяв, звернень: IDP може автоматично сортувати вхідну кореспонденцію за типами документів і направляти їх відповідальним особам. Так ви зможете швидко обробляти вхідну кореспонденцію та забезпечувати ефективний документообіг.

Як InBase допомагає використовувати OCR та IDP на повну

У low-code платформі Scriptum від InBase доступні всі функції технологій OCR та IDP. 

Ваша система читатиме та розумітиме документи на рівні з людиною, чи навіть краще. Це стосується не лише простих документів, а і складних таблиць, списків, підписів та рукописних нотаток. Все це буде точно розпізнано й оброблено без участі ваших співробітників. 

Важливо, що розпізнавання й обробка даних з часом стає тільки точнішою, адже ШІ вчиться на виправленнях від людей. IDP легко адаптується до змін у документах, не вимагає шаблонів, а навчити його класифікувати документи можна, використавши тільки 10 зразків. 

Почніть автоматизацію вже сьогодні

OCR та IDP – це не просто модні слова, а реальні інструменти для оптимізації, економії та зростання ефективності.

Хочете дізнатися, як OCR та IDP можуть трансформувати роботу з документами саме у вашій компанії? Зв’яжіться з нами для безкоштовної консультації та демо.

Ми в InBase віримо, що технології мають служити людям та робити їхню працю простішою, приємнішою та продуктивнішою. І ми готові допомогти вам на цьому шляху, надавши потужні інструменти та нашу експертну підтримку.

Команда Scriptum випустила 50-е оновлення low-code платформи. В ювілейний реліз увійшло чимало змін, які допоможуть вдосконалити користувацький досвід.

Серед головних оновлень:

1. В платформу впровадили систему централізованого зберігання секретів з підтримкою різних типів сховищ (локальне, файлове, AWS Parameters Store).

2. Додали новий дизайнер email-нотифікацій, який замінює використання UnityBase Reports в бізнес-процесах. Тож тепер доступні:

• Налаштування теми та тіла листа в єдиному редакторі,
• Підтримка багатомовних шаблонів з автоматичним вибором мови за замовчуванням,
• Гнучке форматування дат і чисел,
• Зручний інтерфейс для вибору атрибутів документів та завдань,
• Підтримка вкладень з можливістю налаштування підписів та конвертації в PDF.

3. Впровадили AI підсумовування для генерування підсумку документа.

4. Додали кастомний PDF viewer, який працює у всіх браузерах.

5. Також внесли зміни в модуль Інтелектуальна обробка документів (IDP). Тепер розпізнаний текст підсвічується в PDF/IDP документах. При наведенні курсору система виділяє зв’язки між атрибутами форми/таблиці та відповідними частинами тексту та автоматично скролить до релевантних частин документа.

6. Реалізували налаштування нотифікацій для ролей Спостерігач та Супервізор у BPMN процесах.

7. Додали можливість задавати кастомну логіку перетворення мови в локалізацію, наприклад, використати американський стиль дати для англійської локалізації та багато іншого.

Все, що увійшло в оновлення, ви знайдете на сайті Scriptum.

Ми завжди працюємо над покращенням продуктів InBase, щоб користувачі отримували від них максимум. Якщо у вас є ідеї для наступних релізів – пишіть свої пропозиції нам на пошту.

Що таке первинні документи простими словами та навіщо вони потрібні? Які вимоги до їх складання? Як виправити помилки у первинних документах? Відповіді на ці та інші питання ми зібрали в матеріалі, щоб ви могли дізнатися всю основну інформацію про первинні документи, лише прочитавши невелику статтю.

Що таке первинні документи?

Первинний документ – це документ, що містить всю інформацію про господарську операцію, в тому числі розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на її проведення.

Що ж таке господарська операція? Це дія, яка щось змінює у фінансовому стані, активах та пасивах компанії. Наприклад, відвантаження товару, виплата заробітної плати, отримання авансу від клієнта, замовлення нової партії сировини, оплата послуг контрагента й так далі. Все це так чи інакше вносить зміни в активи або пасиви – їх стає менше або більше.

Інформація про господарську операцію в первинному документі повинна відповідати на питання: що саме відбулось, хто за це відповідальний, скільки це коштувало тощо. Детальніше про ці дані ми розповімо трохи нижче.

Навіщо потрібні первинні документи?

Платникам податків заборонено формувати податкову звітність на підставі даних, які не підтверджені документально. Первинні документи ж якраз підтверджують ці дані, саме тому кожна господарська операція має фіксуватись у первинному документі. Бо якщо в компанії не буде «первинки», на неї очікує штраф.

До первинних документів належать такі:

• Рахунок-фактура або ж інвойс. Цей документ повідомляє контрагента про товар чи послугу, яку йому треба оплатити;
• Видаткова накладна. Вона підтверджує, що послуги чи товари передали або одержали.
• Товарно-транспортна накладна. Документ відображає, що продукцію перевезли від постачальника до замовника.
• Акт приймання виконаних робіт. Він підтверджує, що робота завершена/послуга надана, і замовник прийняв їх як за якістю, так і за кількістю.
• Касовий ордер (він може бути прибутковий та видатковий). Ним оформляють видачу та надходження грошей у касу.

Первинні документи можуть бути як паперовими, так і електронними, підписаними за допомогою е-підпису чи печатки. Формат не має значення – головне, щоб вони були оформлені відповідно до вимог і містили всю необхідну інформацію.

Вимоги до складання первинних документів

Первинні документи повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назва документа чи форми;
• дата складання;
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (наприклад, товарно-транспортна накладна на перевезення 500 кг бананів вартістю 40 грн/кг; чи акт приймання виконаних робіт з ремонту приміщення, в якому має бути вказано кількість пофарбованих метрів підлоги і вартість);
• посади осіб, які відповідальні за господарську операцію і правильність її оформлення;
• підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Крім цього, первинні документи можуть містити додаткові реквізити:

• ідентифікаційний код підприємства з Державного реєстру;
• номер документа;
• підстава для здійснення операцій;
• дані про документ, що засвідчує особу-одержувача та інші.

Важливо, що через незначні недоліки в первинних документах не можна визнати господарську операцію недійсною. Головне, щоб всі обов’язкові реквізити були вказані в повному обсязі. А правила виправлення помилок ми описали трохи нижче.

Є типове оформлення всіх первинних документів, однак компанії можуть створити власні шаблони, які будуть мати всі необхідні пункти та дані.

Важливо уточнити, що первинні документи повинні бути українською мовою. Якщо ви маєте документи іноземною мовою, які є підставою для записів у бухобліку, вам потрібно зробити впорядкований автентичний переклад їх українською.

Що стосується зберігання – важливо, щоб ви могли зберігати первинні документи протягом передбаченого законом часу – чи то в паперовому вигляді, чи в електронному.

Термін зберігання для більшості первинних документів – 5 років (1825 днів). Але по кожному типу документа варто конкретно дізнаватися строк зберігання, щоб успішно пройти всі перевірки та зберігати документи стільки, скільки це необхідно.

Як виправити помилки в первинних документах?

У цьому розділі ми розберемо способи виправлення помилок у паперових та електронних первинних документах.

Для «первинки» в паперовій формі є такі способи:

• «червоного сторно». Для цього червоною пастою внесіть неправильний запис (кореспонденції рахунків або суми), що означає від’ємні числа, які в підсумку будуть вираховувати. А під цим записом чорною пастою напишіть правильну кореспонденцію рахунків чи суму.
• додаткових бухгалтерських проведень. Потрібно внести додаткову кореспонденцію рахунків на суму, яка є різницею між правильною та відображеною в цих регістрах;
• коректурний. Для цього способу просто закресліть неправильний текст або цифри однією рискою (щоб його можна було прочитати) й над закресленим надпишіть правильний текст або цифри.

Важливо: в документах, якими оформлені касові й банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення заборонені.

Також обов’язково після виправлення люди, які це зробили, мають написати «Виправлено», дату й поставити підпис.

А як виправляти помилки в електронних первинних документах?

Помилки в електронних первинних документах і регістрах бухгалтерського обліку виправляються способом сторно або додаткових бухгалтерських проведень.

Щоб виправити помилки способом сторно, треба здійснити зворотний запис на величину помилки та одночасно зазначити правильну суму.

Під час виправлення помилок обов’язково треба зберегти інформацію, яка виправляється, та прописати відомості про дату виправлення, посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дозволять ідентифікувати людей, які склали виправлений електронний документ.

Виправлення вносяться до первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку в тому звітному періоді, у якому виявлено помилки.

Сподіваємось, ця інформація була для вас корисною. А якщо вас цікавлять відповіді наших експертів на інші питання про первинні документи, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua, і ми залюбки на них відповімо особисто чи в подальших матеріалах.

Фізичним та юридичним особам більше не обов’язково буде використовувати кваліфікований е-підпис для отримання електронних послуг – тобто КЕП на захищеному носієві (токені). Кабінет Міністрів України ухвалив відповідну Постанову, яка регулює це питання.

Постанова № 1298, яка почне діяти з 31 грудня 2023 року, унормовує технічні вимоги до створення та перевірки вдосконалених е-підписів чи печаток – тих, що зберігаються на незахищеному носієві у вигляді звичайного файлу. Тому їх можна буде використовувати постійно, якщо законом не вимагається інше. 

Раніше вдосконалені електронні підписи та печатки використовували тимчасово в межах експерименту на період воєнного стану, але тепер можна назавжди замінити КЕП на УЕП.

Завдяки цьому можна буде значно простіше отримати УЕП, безперебійно підписувати електронні документи та гармонізувати українське законодавство у сфері електронних довірчих послуг з європейським. Очікуємо подальших кроків до євроінтеграції та поступової повної відмови від КЕП.

Чим КЕП відрізняється від УЕП

Багато хто звик всі електронні підписи називати КЕП-ом, але насправді є велика різниця між КЕП та УЕП.

Удосконалений електронний підпис (УЕП)

Це файловий підпис, який зберігається на флешці чи просто на комп’ютері і який можна створити онлайн.

Кваліфікований електронний підпис (КЕП)

Це е-підпис, який зберігається на захищеному носії (найчастіше – на спеціальній флешці). Ми часто називаємо його токеном. Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і його не можна створити онлайн.

Щоб отримати КЕП, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн. Онлайн-ідентифікація неможлива.

До того ж КЕП може зберігатися тільки на криптографічно захищеному носієві (їхній перелік можна подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).

Тож ми бачимо, що отримати й використовувати УЕП значно простіше, ніж КЕП, а отже з прийняттям постанови людям буде легше перейти на електронний документообіг. Якщо ж в компанії хочуть і надалі використовувати КЕП для вищого рівня захисту – така можливість теж зберігатиметься.

Завдяки електронному підпису ми можемо без страху використовувати е-документи, адже саме він надає електронним документам юридичної сили і забезпечує захист інформації.

Тому в цьому блозі ми хочемо відповісти на найважливіші питання про е-підпис: що це таке, які види та функції електронних підписів, чим КЕП відрізняється від УЕП, як можна отримати власний ЕЦП та перевірити його справжність.

Що таке електронний підпис

Електронний цифровий підпис — унікальний набір зашифрованих даних, за допомогою яких можна ідентифікувати особу. ЕЦП зараз використовується для багатьох цілей – автентифікації на певних сайтах, надсилання звітів у податкову, одержання послуг у державних органах, підписання документів із контрагентами, роботи з програмним РРО тощо.

Саме електронний підпис дає змогу перевірити цілісність документів та підтвердити особу підписувача.

Документи, що підписані е-підписом, мають таку ж юридичну силу, як і документи, що підписані вручну. Це гарантує Закон України «Про електронні довірчі послуги». Завдяки тому, що використання електронних підписів прописано в законодавстві, немає підстав сумніватися в їхній надійності та легальності.

Функції електронного підпису

Що робить е-підпис:

• Надає документу юридичної сили.
• Ідентифікує автора підпису (ПІБ, фізична чи юридична особа, ІПН чи ЄДРПОУ).
• Визначає, що документ не був змінений після підписання.
• Захищає документ від підробки.
• Фіксує позначку часу, що є важливим параметром для електронного документа.

Види підписів та чим КЕП відрізняється від УЕП

Існує кілька видів електронних підписів. Більшість із нас звикла всі е-підписи називати КЕП, що означає кваліфікований електронний підпис. Але насправді КЕП – це лише один із видів, і використовують його далеко не всі.

Отже, давайте розберемо, які ж є види електронних підписів і чим вони відрізняються.

Перший вид – простий електронний підпис

Його не можна використовувати для підписання важливих документів, адже він не захищений криптографічно. Зазвичай це логін і пароль на різних ресурсах, індивідуальний одноразовий код із SMS або email чи приховане значення на картці.  Простий підпис використовується для віддаленої ідентифікації приватних осіб.

Другий вид – УЕП (удосконалений електронний підпис)

Саме УЕП часто називають КЕП-ом, хоча він відрізняється від нього рівнем захисту. Але УЕП, як і КЕП, можна використовувати для підписання важливих електронних документів, і цей підпис є підставою для виникнення юридичних фактів та може бути використаний як достовірний доказ у суді.

Удосконалений електронний підпис – це файловий підпис, який зберігається на флешці чи просто на комп’ютері і який можна створити онлайн.

Третій вид – КЕП (кваліфікований електронний підпис)

КЕП значно захищеніший, ніж УЕП. Якщо УЕП має середній рівень довіри, то КЕП – високий.

Зазвичай ми називаємо КЕП токеном, адже його основна відмінність – це те, що він зберігається на захищеному носії (найчастіше – на спеціальній флешці). Він базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа і його не можна створити онлайн.

Отже, проговорімо особливості саме КЕП. По-перше, щоб його отримати, потрібно надати документи кваліфікованому надавачу електронних довірчих послуг особисто офлайн. Онлайн-ідентифікація неможлива.

По-друге, КЕП може зберігатися тільки на криптографічно захищеному носієві (їхній перелік можна подивитися на сайті Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації, але найчастіше це захищена флешка, на якій зберігається лише цей ключ).

Саме КЕП обов’язково використовувати в органах державної влади та місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах державної форми власності, а також держреєстраторами та нотаріусами.

ОНОВЛЕНО: З 31 грудня 2023 року замість КЕП можна використовувати УЕП, якщо це окремо не вимагається законом. Для отримання електронних послуг і ведення діяльності фізичні та юридичні особи можуть використовувати електронний підпис не на захищеному носії. Цей дозвіл буде діяти постійно, а не лише на час воєнного стану.

Четвертий вид – хмарний електронний підпис

Це найбільш безпечний вид електронного підпису – чи радше підвид КЕП. Детальніше про нього ми розповімо в наступному розділі.

Як працює хмарний електронний підпис

Хмарний підпис – це КЕП, що зберігається не на персональному комп’ютері, токені чи флешці, а на сервері провайдера.

В чому його ключова перевага? Флешку чи токен можна зламати або втратити, а з допомогою файлового ключа підписати документи вдастся тільки на робочому комп’ютері. Якщо ж КЕП зберігається на віддаленому сервері, ви можете безпечно використовувати його з будь-якого пристрою.

Доступ до ключа має тільки власник, а завдяки двофакторній аутентифікації підписання документа треба буде підтвердити не тільки за допомогою логіна/пароля у браузері, а й зі смартфону.

Ще один важливий момент — «хмарний» підпис дешевший від звичайного ЕП, адже не потрібно купувати токен і засіб криптографічного захисту інформації. Крім того, завдяки використанню «хмари» є можливість випустити скільки завгодно ключів та сертифікатів.

Як отримати електронний підпис

Це залежить від виду електронного підпису, який ви хочете отримати.

Якщо ви хочете отримати КЕП – потрібно звернутися до кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг. Актуальний перелік таких надавачів можна переглянути на сайті ЦЗО.

Якщо ви хочете отримати хмарний КЕП – потрібно звернутися до провайдера хмарних захищених ключів. Це може бути, наприклад, CloudKey, DepositSign чи SmartID від «ПриватБанку».

Якщо ж ви хочете отримати УЕП, це можна зробити онлайн за кілька хвилин. Наприклад, через «ПриватБанк» чи в застосунку «Дія» (але враховуйте, що Дія.Підпис можна використовувати тільки для підписання документів, оформлення послуг у застосунку та на порталі Дія, а також авторизації в застосунках і на сайтах партнерів Дії).

Також е-підпис можна зробити в деяких інших великих банках, наприклад, через «Ощадбанк», «Укрсиббанк», «Альфа-Банк» тощо, але в більшості випадків це можна зробити тільки у відділенні.

Як перевірити справжність та тип е-підпису

Щоб уникнути проблем із підписанням документів, слід час від часу перевіряти дійсність сертифікату вашого підпису.

В яких випадках сертифікат КЕП можуть визнати недійсним?

• У нього закінчився термін дії (зазвичай, це рік або два). АЦСК не повідомляють про закінчення цього терміну, слідкувати за цим повинен сам власник.
• Сертифікат відкликаний достроково. Це може зробити власник або ж до цього примушує рішення суду.
• Недостатньо повноважень. Підпис може не підходити, наприклад, для торгів чи відправки електронних документів.
• Сертифікат може бути підробленим.

Де можна перевірити дійсність КЕП?

• На сайті  Дiя.

• На сайті Центрального засвідчувального органу (ЦЗО).

Електронні підписи допомагають нам вести справи зручно та безпечно з будь-якої точки світу, якщо знати, які з них обрати для власної діяльності та як краще з ними працювати. Сподіваємось, наша стаття допомогла вам краще розібратися в нюансах електронних підписів та роботи з ними. А якщо вас цікавлять ще якісь питання про електронний підпис, ви можете написати їх нам на електронну пошту: info@inbase.com.ua

8 вересня команда InBase взяла участь у заході «Своє.ІТ» від нашого партнера, хмарного оператора GigaCloud. Шоурум відвідало понад 1500 людей, які мали змогу побачити в дії ПЗ від різних українських розробників.

Мета заходу полягала в тому, щоб показати, що російським програмним продуктам є гідна українська альтернатива, яка до того ж безпечніша, часто якісніша і головне – не фінансує прямо чи опосередковано армію ворога.

«Переходити на українське програмне забезпечення варто не тільки з моральних переконань, а перш за все задля безпеки бізнесу, адже воно максимально адаптоване під наше законодавство та роботу в Україні. Воно надійне, перевірене роками, користувачам завжди доступна технічна підтримка та регулярне оновлення, а отже і кращий захист.

Використання російського софту може призвести до тяжких наслідків як для компанії – юридичні проблеми, неможливість користуватися системою, так і для країни в цілому – компанія, сама того не розуміючи, може стати джерелом проблем державного рівня (диверсія через рос. ПЗ, витік чи знищення конфіденційної інформації).

Ворожий софт треба викорінити з нашої країни, і в першу чергу це потрібно бізнесам. Hавряд чи хтось хоче в паніці шукати альтернативу, коли російська програма раптом перестане працювати»,  – прокоментував СЕО InBase Олександр Россол.

Шоурум «Своє.ІТ» також підтримали представники Міністерства цифрової трансформації та Мінінфраструктури. Заступник міністра цифрової трансформації Олександр Борняков розповів про важливість переходу з російського ПЗ, керівниця команди впровадження електронних послуг у Мінцифри Ірина Заболотна розказала про інтеграцію системи Дія та її переваги для бізнесу, а CDTO Мінінфраструктури Анатолій Комірний поділився власними інсайтами щодо цифрової трансформації в Україні.

Під час заходу ми виступили з доповіддю «Як позбутися ворожого софту без ризиків для компанії?», а також продемонстрували наші рішення:

– Систему комплексного корпоративного документообігу Megapolis.DocNet. Охоплює всі процеси роботи з документами – від створення й адміністрування до підписання всіма видами КЕП та зберігання в захищеному архіві. Повнофункціональна вебсистема, відкритий код, мобільний застосунок та широкі можливості інтеграції роблять продукт максимально зручним та доступним.

– Високопродуктивну low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів Scriptum. Дозволяє створювати власні рішення без залучення професійних розробників завдяки вбудованим конструкторам, готовим користувацьким модулям та іншим інтуїтивно зрозумілим інструментам.

– Захищений електронний архів Scriptum.Repository. Дозволяє створити єдину базу електронних документів з усіх внутрішніх систем компанії. Всі документи можна структурувати, фільтрувати, миттєво знайти та масово вивантажити для можливих перевірок.

Дякуємо нашим партнерам і гостям за таку чудову нагоду поспілкуватися, послухати цікаві виступи учасників та подивитися на якісні українські продукти. І наостанок ділимося з вами кількома фото з заходу.

8 вересня в Києві відбудеться «Своє.ІТ. Шоурум українського ПЗ». Це перший в Україні масштабний захід, на якому можна відразу протестувати безліч сучасних українських програм в одному місці.

Під час заходу понад 100 українських розробників покажуть свої ІТ-рішення: CRM та ERP-системи, програми для ведення документообігу, бухгалтерського обліку, колтрекінгу, POS, наскрізної аналітики та інші.

Ви зможете побачити, як працювати в цих системах, розпитати про функціонал, оцінити, наскільки зручні системи в користуванні, «приміряти» ПЗ на вашу компанію і порівняти різні рішення. Завдяки інтерактивній взаємодії ви одразу зрозумієте, чи підходить система під ваші потреби й ТЗ.

Тож якщо ви задумуєтесь над тим, щоб обрати нове рішення для вашої компанії або замінити російське ПЗ на якісний український аналог – запрошуємо на шоурум.

На заході будемо і ми, тож будемо раді продемонструвати вам всі продукти InBase, зокрема систему електронного документообігу Megapolis.DocNet, low-code платформу для автоматизації бізнес-процесів Scriptum та інші.

Коли: 8 вересня, з 11:00 до 21.00

Де: КВЦ «Парковий» (Київ, Паркова дорога, 16а)

Що у програмі

–  Зона виставки з демо-стендами, де можна подивитися, як працювати в кожному рішенні, і отримати якісну консультацію розробників.

– Виступи учасників івенту та багато практичних кейсів.

– Цікавий нетворкінг та нові корисні знайомства.

– Зона з фуд-кортами та діджеями.

Для відвідувачів участь безкоштовна, але потрібна реєстрація за посиланням: svoe.it. Не зволікайте, адже кількість учасників обмежена з міркувань безпеки.

Організатор

Наш партнер GigaCloud, один із лідерів хмарного ринку України.

GigaCloud надає IaaS-послуги (Infrastructure-as-a-Service) та PaaS-послуги (Platform as a Service) клієнтам будь-якого масштабу ― від малого бізнесу до великих корпорацій.

У портфоліо компанії понад 1500 клієнтів у п’яти країнах світу та 150 компаній-партнерів. Серед клієнтів – «Дія», Prozorro, Kernel, EasyPay, «Сільпо», «Велика Кишеня», «Інтертоп» та інші.

В Україні презентували пілотний проєкт «е-Архів», який реалізувало Міністерство юстиції України разом із Державною архівною службою, Міністерством цифрової трансформації та іншими партнерами. Розповідаємо про суть проєкту та про рішення для зручного й безпечного зберігання електронних документів.

Проєкт «е-Архів»

Відтепер документи Національного архівного фонду і державних електронних інформаційних ресурсів зберігатимуться в електронних архівах. Під час реалізації проєкту створили всі умови, щоб архівні документи можна було автоматизовано обліковувати та зберігати в електронному вигляді, а також швидко знайти потрібний документ в кілька кліків, а не переривати стоси паперових документів.

Це значний крок, адже тільки Міністерство юстиції щорічно передає до державного архіву близько 1200 справ паперових документів – це 240 тисяч аркушів формату А4. А для електронних документів, які необхідно зберігати понад 10 років, виготовляються ще й засвідчені паперові копії.

Проєкт «е-Архів» же дозволить архівувати е-документи в органах влади та створить належні умови для постійного зберігання і використання електронних документів Національного архівного фонду (так званих «born digital documents») та державних інформаційних е-ресурсів.

Проєкт планують масштабувати спершу на всі органи влади, а потім – і на інші організації. Тож в Україні працюватимуть повноцінні електронні архіви. «Відкриваємо еру електронного архівування в Україні разом», – заявив голова Державної архівної служби України Анатолій Хромов.

Ви теж можете заскочити на хвилю цифровізації архівів і обрати захищене рішення для зручного зберігання документів в електронному архіві. Зі Scriptum.Repository ви матимете доступ до централізованої бази е-документів з будь-якого пристрою 24/7.

Про Scriptum.Repository

Scriptum.Repository – це захищений електронний простір, в якому ви можете зберігати всі корпоративні документи та мати до них доступ з будь-якого місця та в будь-який час.

З його допомогою можна:

• Миттєво шукати та масово вивантажувати документи;
• Сканувати та розпізнавати текст документів;
• Завантажувати файли у форматах doc, docx, pdf та інших;
• Зберігати будь-які види та форми документів;
• Налаштовувати статуси та ролі для доступу до документів;
• Організувати ієрархію сховища та групувати документи за певними параметрами для подальшого швидкого та зручного пошуку;
• Підключати до Репозиторію будь-які зовнішні інформаційні системи;
• Налагоджувати будь-які процеси обробки документів;
• Формувати звіти та багато іншого.

Якщо вас зацікавив продукт, замовляйте презентацію і дізнавайтеся про всі можливості Scriptum.Repository.

Серед переваг електронного документообігу не лише зручність, але й безпека. Адже електронні документи зберігаються у захищених хмарних сховищах, пересилаються виключно захищеними каналами, а також можна налаштувати обмежений доступ до кожного з них. Це значно надійніше, ніж працювати з документами в паперовому вигляді та тримати їх у звичайному архіві.

Але для того, щоб на 100% бути переконаним у надійності ЕДО, треба обрати безпечну систему. У цьому блозі ми розповімо про основні фактори та критерії, що вказують на захист та безпеку такого ПЗ. Отже, що варто перевірити під час вибору системи електронного документообігу.

Compliance

Коли ви обираєте систему, перевірте наявність у неї сертифікатів, що підтверджують відповідність стандартам інформаційної безпеки.

Безпека системи часто залежить від захисту платформи, на якій вона створена. Наприклад, якщо платформа отримала сертифікат Г2 згідно стандартів захисту інформації України, то вона відповідає рівню EAL 3 міжнародного стандарту. Такий сертифікат забезпечує відповідний захист персональних даних у системі, а також свідчить про те, що рішення може використовуватись в державних органах України.

Також можна дивитися на інші параметри, що вказують на безпеку. Наприклад, на відповідність всім вимогам безпеки GDPR (загального регламенту про захист даних Європейського Союзу).

Penetration-тести

Penetration-тест або тест на проникнення – це перевірка системи так званими «білими хакерами». Під час такого тестування спеціаліст намагається знайти вразливості, використати їх, щоб зламати програму, вивести її з ладу, вкрасти конфіденційну інформацію і так далі. Якщо йому це не вдається – це означає, що система пройшла тест і є надійною.

Звіти про проходження таких penetration-тестів ви можете запросити у розробника системи. Також можна організувати перевірку за допомогою незалежних компаній, що надають такі послуги, або силами власних спеціалістів і переконатися, що система витримає «атаку».

Також безпечну систему можна визначити за такими факторами:

Надійність дата-центру

Інформаційна безпека хмари (дата-центру), у якому розгорнута система, має відповідати як українським вимогам у галузі захисту інформації так і міжнародним стандартам, наприклад такому як стандарт ISO 27001.

Двофакторна аутентифікація

​​Це найбільш надійний спосіб входу до облікового запису. Його суть в тому, що доступ до акаунту можна отримати, підтвердивши свою особистість у кілька етапів. Наприклад, за допомогою отриманого листа на електронну пошту, смс-повідомлення або push-повідомлення.

Захищене з’єднання

Система повинна використовувати захищене з’єднання між сервером та клієнтом з використанням https протоколу обміну даними, що забезпечує шифрування даних, які передаються між клієнтом та сервером. Завдяки шифруванню сторонні особи не зможуть прочитати інформацію, навіть якщо перехоплять її.

Резервне копіювання

Щоб не втратити документи, необхідне резервне копіювання. Найбільш надійні системи – ті, які виконують регулярне резервування даних та зберігають їх в захищеному хмарному середовищі у кількох дата-центрах.

Політика захисту контенту (Content security policy)

Використання Content security policy у повідомленнях, що надходять від сервера. Це унеможливлює використання зловмисниками Cross Site Scripting атак на пристрої користувача.

Налаштування прав доступу

В системі повинна бути можливість розмежувати права доступу. Тобто, працювати з документами можуть виключно співробітники згідно встановленого переліку. Це стосується як перегляду документів, так і дозволу на їх підписання.

Шифрування даних

Всі документи, що є в системі, повинні зберігатися у файловому сховищі в зашифрованому вигляді. Якщо зловмисник отримає фізичний доступ безпосередньо до файлового сховища, він не зможе розшифрувати дані без відповідних ключів.

Перевірка документів

Система має перевіряти документи, що завантажуються користувачами, на наявність вірусів, тим самим унеможливлюється зараження інших документів в системі, що може призвести до небажаних наслідків.

Захищений електронний підпис

Все підписання документів КЕП проводиться на пристрої клієнта. Сам ключ підпису та його паролі не передаються на сервер, тому перехопити їх неможливо.

Тож не варто боятися переходити на електронний документообіг. Нюанси використання е-документів давно прописані в законодавстві, а самі системи забезпечують надійний захист вашої інформації. Це дозволяє уникнути більшості ризиків, які є при роботі з паперовими документами: до цифрових документів не можуть отримати несанкціонований доступ сторонні користувачі, а також їх майже неможливо втратити чи підробити. Тому обирайте електронний документообіг – тільки він може забезпечити найвищий рівень захисту та надійності.