Системи електронного документообігу (ЕДО) спрощують та прискорюють процес обробки документів, покращують ефективність та захищеність документообігу. Але які бувають системи ЕДО і як вибрати найкращу для вашої компанії?
У цій статті ми розповімо, що таке система електронного документообігу, які є види таких систем, в чому полягають їхні функції та за якими критеріями варто обрати рішення. А також розкажемо про етапи впровадження системи електронного документообігу. Отож, почнімо.
Що таке електронний документообіг та система електронного документообігу
Електронний документообіг – це процес обробки документів та обміну ними в цифровому форматі. Замість традиційного паперового вигляду, документи створюються, відправляються, підписуються, отримуються і зберігаються в електронному вигляді.
Електронний документообіг дозволяє миттєво передавати документи на підпис та узгодження, автоматизувати процеси роботи з документами, значно скоротити витрати на паперову документацію та місце для її зберігання. А також ЕДО підвищує безпеку та робить організацію документів більш зручною.
Для електронного документообігу зазвичай використовуються спеціальні програми, які роблять ЕДО захищеним та дозволяють його автоматизувати.
Система електронного документообігу (або система управління електронними документами) – це спеціальне програмне забезпечення або сервіс, що допомагає керувати електронним документообігом та автоматизувати обробку документів у цифровому форматі. Вона дозволяє створювати, відправляти, отримувати, зберігати і контролювати документи компанії.
Система ЕДО дозволяє керувати рухом документів в організації, слідкувати за їхнім статусом, підписувати їх за допомогою ЕЦП (КЕП), контролювати доступ до них тощо. Також зазвичай таке рішення має функціонал для автоматизації рутинних процесів – налаштування маршрутів узгодження, нагадування про терміни, розсилка повідомлень, затвердження документів і подібне.
Які є види систем електронного документообігу
Системи електронного документообігу можна класифікувати по-різному. Основний розподіл – зовнішні та внутрішні.
Системи для зовнішнього електронного документообігу – це ІТ-рішення для обміну е-документами з контрагентами, партнерами, клієнтами та підрядниками і підписання цих документів за допомогою КЕП.
Системи для внутрішнього електронного документообігу – це програми для обміну електронними документами всередині компанії. До таких документів належать накази, заяви, інструкції, службові записки, статути, протоколи, положення підрозділів тощо. Всі їх можна створювати та редагувати у системі, автоматично узгоджувати, швидко шукати та зручно зберігати у захищеному архіві.
Зазвичай, зовнішні та внутрішні системи можна інтегрувати, щоб увесь документообіг компанії вівся в одному інформаційному середовищі.
Також системи автоматизації електронного документообігу можна класифікувати за такими типами:
- Діловодство. Це класична система зовнішнього ЕДО для обміну документами між контрагентами.
- Workflow. Це система, що дозволяє налаштувати, автоматизувати й координувати виконання бізнес-процесів компанії, пов’язаних із документами.
- Архівне зберігання. Це система для зберігання е-документів у захищених архівах з різним рівнем доступу і з можливістю швидкого гнучкого пошуку за різними атрибутами.
- ECM. Це комплексна система управління контентом, яка зазвичай має функції всіх перерахованих систем.
Які функції систем електронного документообігу
Якщо говорити в загальному про те, що має забезпечувати система електронного документообігу, ми можемо сказати про такі функції:
Віддалене узгодження документів за допомогою ЕЦП (КЕП)
Система ЕДО дозволяє погоджувати документи дистанційно за допомогою електронних підписів (КЕП, хмарних ключів тощо). Так ви можете організувати роботу над документами, навіть якщо співробітники знаходяться в різних містах чи країнах – вони все одно зможуть погоджувати документи в системі 24/7 за допомогою е-підпису.
Електронне зберігання документів
Системи електронного документообігу дозволяють зручно зберігати всі цифрові документи на безпечних серверах. Це усуває потребу в фізичних приміщеннях для зберігання паперових документів та забезпечує легкий доступ до інформації завдяки миттєвому гнучкому пошуку.
Електронний обмін документами
Системи дозволяють швидко та безпечно обмінюватись документами між співробітниками, підрозділами та партнерами. Це займає лічені хвилини на відміну від фізичного пересилання документів і не вимагає витрат на доставку та кур’єрів.
Автоматизація процесів електронного документообігу
Системи електронного документообігу дозволяють автоматизувати багато рутинних завдань, таких як підписування, пересилка та архівація документів. В системі прописані процеси обробки всіх видів документів та налаштовані маршрути, за якими документи автоматично йдуть на узгодження. Це допомагає до мінімуму знизити кількість людських помилок та зайвих витрат часу.
Контроль та безпека
Системи автоматизації документообігу забезпечують контроль над доступом до документів, дозволяючи встановлювати рівні прав доступу для різних користувачів. Вони також забезпечують аудит та відстеження змін, що дозволяє забезпечити безпеку та відповідність регулятивним вимогам.
Якщо ж ми говоримо про функціональність систем, то це залежить від конкретної системи. Розкажемо про кілька функцій на прикладі системи електронного документообігу Megapolis.DocNet. Вона підтримує такі функції:
- Підготовка, узгодження та реєстрація документів;
- Моніторинг, налаштування термінів і контроль виконання завдань;
- Нагадування про наближення термінів;
- Налаштування маршрутів для автоматизації узгодження документів;
- Робота з документами в офлайн-менеджері;
- Конструктор звітів та графічні віджети для аналітики;
- Управління договорами та довіреностями;
- Гнучкий пошук;
- Ведення організаційної структури та штатного розкладу;
- Вбудоване сховище документів;
- Сканування та розпізнавання документів;
- QR та штрих-кодування документів;
- Інтеграція з СЕВ ОВВ та іншими інформаційними системами.
Це лише невелика частина функцій Megapolis.DocNet. Тож якщо ви хочете дізнатися про всі функції системи або ж про наявність конкретної функції, яка вас цікавить, питайте напряму у розробника. Наприклад, ви можете замовити презентацію.
За якими критеріями варто обирати систему електронного документообігу
У кожної компанії будуть свої вимоги до систем електронного документообігу. Саме тому варто розробити список критеріїв, за якими й обирати рішення. Пропонуємо звернути увагу на такі критерії:
Вимоги до технічної платформи
Система повинна бути доступною постійно – 24/7, а також має бути можливість її масштабувати, підлаштувати під свої потреби та підключити до неї необхідну кількість користувачів, якщо компанія буде рости.
Безпека
Захист системи має бути підтверджений відповідними сертифікатами безпеки. В ідеалі – отримати від вендора сертифікат та підтвердження успішного проходження тестів на проникнення (penetration-тестів), а також самостійно провести аудит, щоб впевнитися в безпечності продукту.
Функціонал
Ви маєте визначити для себе, які функції для вас необхідні та бажані. В ідеалі – прописати їх і показати розробнику системи ЕДО, щоб переконатися у їхній наявності. Наприклад, можливість налаштувати організаційну структуру компанії, маршрути узгодження документів та автоматичний рух документів по цих маршрутах, електронний архів, нагадування про терміни виконання завдань, робота з документами в режимі офлайн, гнучкий пошук, конструктор звітів та аналітика тощо.
Електронний підпис
Система має підтримувати ті типи КЕП та хмарні ключі, які вам потрібні. Наприклад, Megapolis.DocNet підтримує всі види хмарних підписів, паралельне використання ЕЦП українських АЦСК та ЕЦП RSA, а також можлива візуалізація ЕЦП при використанні RSA-підпису.
Інтерфейс
Інтерфейс повинен бути зручним і зрозумілим для користувачів.
Мобільний застосунок
Якщо керівництво вашої компанії часто їздить у відрядження, додатковою перевагою буде мобільний застосунок, щоб документи можна було переглядати та узгоджувати зі смартфона.
Інтеграція з іншими системами компанії
Якщо ви хочете об’єднати всі системи організації в єдине інформаційне середовище, система ЕДО повинна мати таку можливість.
Сукупна вартість володіння
Важливий критерій також вартість ліцензій, впровадження системи, навчання співробітників, налаштування інтеграцій та інших додаткових функцій.
Наявність і надійність технічної підтримки
Яку техпідтримку може надати розробник, за окрему плату чи ні, як швидко, чи працюють вони 24/7 тощо. Всі умови варто дізнатися у вендора до того, як фінально обрати систему електронного документообігу.
Етапи впровадження системи управління електронними документами
- Сформулюйте власні потреби. Необхідно розуміти, для чого вам потрібна система електронного документообігу та які завдання вона має виконувати. Також визначте, скільки людей у компанії буде працювати в системі, скільки документів там має зберігатися, скільки документів буде зазвичай оброблятися одночасно. Це допоможе визначити технічні характеристики, яким повинна відповідати система.
- Складіть список систем, які присутні на ринку. Перевірте їхні можливості. Запитайте, які умови вони можуть запропонувати конкретно вам.
- Перевірте їхній рівень безпеки, інтеграції з іншими системами та функціональність.
- Дізнайтеся, чи буде компанія допомагати вам після впровадження системи. Якщо так, то як саме та на яких умовах.
- Підлаштуйте систему під наявні потужності та вимог компанії.
- Після впровадження системи проведіть навчання співробітників щодо її використання.
- Дайте можливість співробітникам протестувати систему. Це дозволить їм дізнатися її переваги та побороти недовіру до нововведення, яка часто буває при впровадженні будь-яких змін.
Електронний документообіг зараз – це вже не новинка, а необхідність. Адже тільки так компанія зможе безперебійно працювати в дистанційному форматі, наприклад, в умовах війни чи карантину. Тож, щоб організація завжди залишалася на плаву і адаптувалася до змін, варто обрати свою систему ЕДО вже зараз.
Бажаєте отримати безкоштовну консультацію з приводу впровадження електронного документообігу? Замовляйте її за посиланням.
